Gdzie szukać oszczędności w firmie?

Początek roku to czas, kiedy analizujemy co udało się zrealizować w roku poprzednim. Planujemy realizację celów, na które dotychczas brakowało czasu, pieniędzy, a nierzadko i odwagi w podjęciu kluczowych decyzji.

Dotyczy to zarówno życia prywatnego, jak i zarządzania przedsiębiorstwem. Nieustannie rosnące koszty prowadzenia działalności gospodarczej oraz brak stabilności przepisów powodują, że właściciele firm mają spory ból głowy. Ciężko się planuje, gdy wydatków i obowiązków przybywa.

Duża flota, duży koszt

Widzę to każdego dnia. Pokonuję setki kilometrów odwiedzając dziesiątki firm z najróżniejszych branż z całej Polski. Od lokalnych przedsiębiorstw po największe korporacje i wielkie fabryki. Wszystkich łączy jeden dylemat: jak zapanować nad nieustannie rosnącymi wydatkami? Gdzie szukać oszczędności w firmie, by dalej się rozwijać i dbać o pracowników?

Dla wielu z nich jednym z największych wydatków jest koszt operacyjny floty firmowych samochodów, bez względu na ich ilość. Koszt amortyzacji, utrzymania i eksploatacji stanowi dużą część miesięcznych kosztów firmy. Zawsze mnie zaskakuje jak wielkie są rezerwy w optymalizacji tych wydatków. To jest temat, na którym znam się najlepiej, dlatego skupię się na nim, pomijając kwestie takie jak kreatywna księgowość czy zarządzanie personelem.

Monitoring GPS? A po co to komu?

Od przynajmniej 10 lat, od kiedy Cartrack jest obecny w Polsce, swoją efektywność udowadnia w tej dziedzinie monitoring GPS. Jednocześnie wielu kierowników słysząc „GPS” czuje mdłości. Spotykam się z sytuacjami, w których prezes firmy oznajmia z dumą, że owszem ma system i jednocześnie zniesmaczony dodaje, że tego typu rozwiązanie nie działa! Monitoring kojarzy im się jedynie z kolejną fakturą wpływającą co miesiąc do księgowości, a nie z wymiernymi rezultatami.

Systemy GPS kojarzą się wielu właścicielom firm z inwigilacją pracownika. Widzimy jego lokalizację na mapie w czasie rzeczywistym, widzimy historię podróży itd, ale czy naprawdę jest to jedyna informacja jaką możemy uzyskać?

• Wysokie ceny paliwa w Polsce przygnębiają cię? Zobacz, jak nowoczesny system zarządzania flotą może to zmienić
  Wysokie ceny paliwa w Polsce to zmora nie tylko kierowców, ale także właścicieli firm czy osób zajmujących się zarządzaniem flotą samochodową. Czy koszty te można zminimalizować? Okazuje się, że jest taka możliwość. Wszystko dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii.
• Jak system do zarządzania flotą może wspierać cyberbezpieczeństwo w Polsce?
  W dzisiejszych czasach, kiedy technologia rozwija się w zawrotnym tempie, bezpieczeństwo danych staje się kluczowym wyzwaniem dla przedsiębiorstw, zwłaszcza tych z sektora logistycznego. W Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej, zagadnienia związane z cyberbezpieczeństwem stają się coraz bardziej istotne.

Samo się nie zrobi! Używaj monitoringu GPS świadomie!

Mówiąc krótko – po co płacić za coś co nie przynosi nam wymiernych korzyści? Przecież ten tekst miał być o oszczędzaniu! Oto, co mówię moim klientom:

Na początek odpowiedzmy sobie szczerze na 5 prostych pytań:

1. Czy wiesz, gdzie są i co robią Twoi pracownicy w godzinach pracy? Szczególnie ci mający samochody służbowe.
2. Czy organizacja pracy w Twojej firmie mogłaby być efektywniejsza?
3. Czy koszty obsługi serwisowej Twojej floty nie są zbyt wysokie?
4. Czy wydajesz zbyt dużo na paliwo?
5. Czy wystarczająco dbasz o bezpieczeństwo Twoich kierowców?

Masz wątpliwości jak odpowiedzieć? Wahasz się? Przynajmniej w jednym punkcie odpowiedziałeś “nie”? W takim razie powinieneś doczytać ten tekst do końca. Zatem zacznijmy – gdzie szukać oszczędności w firmie?

Oszczędność 1. Wiedza o czasie, miejscu i wykonywanym zadaniu.

Brak zysku to strata. Wysyłając grupę ludzi na drugi koniec Polski w delegację, możesz stracić nawet kilka tysięcy złotych. Planując realizację wielu mniejszych zadań w najbliższej okolicy strata może być mniejsza, ale za to występować częściej. Wystarczy, że zamiast do klienta zespół trafi… na parking. Na drzemkę albo papierosa. Zaufanie jest bezcenne, a kontrola jest jego najwyższą formą!

System monitoringu GPS pozwala wyznaczyć punkty, które dany pojazd musi w ciągu dnia odwiedzić. Automatyczny raport pokaże czarno na białym, czy tak się stało. Doświadczenie moich klientów pokazuje, że zarządzanie zespołem za pomocą twardych danych jest o wiele łatwiejsze.

Oszczędność 2. Organizacja pracy.

Często mając bazę klientów odwiedzanych przez pracowników widzimy tylko cyferki w plikach Excel albo systemach CRM. Rzadko analizujemy jak często odwiedzamy danego klienta, ile czasu poświęcamy na jego obsługę oraz jak to się faktycznie przekłada w zestawieniu koszty-zyski.

Jednocześnie przygotowanie zestawień takich jak czas pracy, spalanie auta czy wypełnienie kart drogowych to miesiąc w miesiąc wiele godzin żmudnej pracy dla działu księgowości. Bardzo kosztownych godzin.

Monitoring GPS spięty w spójny system zarządzania to automatyzacja, która poprawia efektywność. Dotyczy to nie tylko księgowości, która otrzyma automatyczne zestawienie podróży, nie tylko flotowca, który dostanie na maila raport spalania i kosztów, dzięki czemu analizy zajmą mu 30% dotychczasowego czasu. Poprawa efektywności dotyczy przede wszystkim handlowców i opiekunów, odwiedzających klienta na miejscu. Ciężko w to uwierzyć, ale analiza czasu spędzanego u danego partnera biznesowego może wiele pokazać – choćby to, że relacje są trudne i należy coś poprawić w warstwie biznesowej. Handlowcy to ambitni ludzie załatwiający sprawy samodzielnie, ale czasem potrzebują wsparcia. Lepiej zidentyfikować taką sytuację wcześniej niż za późno.

-> Przeczytaj więcej o efektywności sprzedawców!

Oszczędność 3. Koszty serwisu floty.

Mówi się, że najlepsze auto na świecie to auto służbowe. Z doświadczenia wiem, że koszty utrzymania pojazdów są dość istotnym aspektem i zazwyczaj są one po prostu zbyt wysokie. Łatwo tu o oszczędności w firmie.

Na pewne rzeczy oczywiście nie mamy wpływu, olej i filtry należy wymieniać nawet częściej, niż przewiduje producent. Co jednak, jeśli auto co chwilę parkuje w serwisie na wymianę elementów zawieszenia, hamulców, opon czy innych podzespołów?

Dobry GPS, taki jak monitoring Cartrack, posiada akcelerometr, który ocenia i zapisuje informacje o zdarzeniach na drodze. Dzięki temu może ocenić styl jazdy, biorąc pod uwagę dynamikę przyspieszeń, prędkość jazdy, sposób pokonywania zakrętów czy ostrość hamowań. Oparty o te odczyty raport umożliwia wyselekcjonowanie kierowców jeżdżących w sposób kosztowny, generujący nadmierne zużycie pojazdu. Edukacja i kontrola postępu to oszczędność w serwisie, a czasem również u ubezpieczyciela, który musi wyliczyć AC.

Oszczędność 4. Spalanie i koszt paliwa.

„Porządek w pracy, gwarancją sukcesu”. To hasło z dawnych lat jest wiecznie żywe. Dobrze rozplanowana praca nie tylko ułatwia pracę, ale również znacząco obniża jej koszty.

Z doświadczenia handlowca wiem, że prawidłowe rozplanowanie tras pojazdów obniży koszty paliwa i jednocześnie zwiększy efektywność pracowników poprzez dodatkowy czas, który mogą poświęcić np. na zdobywanie nowych kontrahentów.

Inny aspekt to jazdy po godzinach pracy. Pracodawcy bardzo często udostępniają pojazdy pracownikom do użytku prywatnego i to się chwali! Niestety dużo rzadziej mają wiedzę, ile faktycznie pracownik z tego auta wtedy korzysta. I tak oto w bardzo prosty sposób dochodzi koszt paliwa, który w przypadku już jednego auta możemy liczyć w kwocie rzędu kilkuset złotych miesięcznie. Ile masz pojazdów użytkowanych prywatnie? Jak duże rezerwy oszczędności w firmie masz?

Monitoring pojazdów daje proste narzędzie do zaplanowania trasy w trakcie pracy, kontroli jej realizacji, a także do liczenia i automatycznego raportowania czasu i dystansu podróży prywatnej.

Oszczędność 5. Bezpieczeństwo kierowców.

Bezpieczeństwo kierowców to jedno z zagadnień, na które w Cartrack kładziemy szczególny nacisk. Każdego dnia dziesiątki tysięcy pracowników wsiada do auta i rozpoczyna swój dzień pracy. Niestety bardzo niewielki odsetek tych kierowców ma świadomość jak duża spoczywa na nich odpowiedzialność – za siebie i za innych na drodze. Codziennie dochodzi na drogach do setek wypadków, w których giną ludzie. Często przyczyną tych zdarzeń są zachowania, których można było się ustrzec, a jedną z nich jest nadmierna prędkość wynikająca z pośpiechu i źle wybranych priorytetów.

Pobocznym skutkiem jest o bardzo duża redukcja liczby kolizji i stłuczek we flocie i wynikająca z tego oszczędność. Jednak tutaj wyjątkowo chcemy aby to była wartość dodana do tego, co jest najistotniejsze w Państwa firmie czyli bezpieczeństwa pracowników i innych osób na drodze.

Jeden monitoring GPS, wiele korzyści

Jak widać wszechstronne oszczędności w firmie możemy wygenerować jednym narzędziem. Decydując się na rozwiązania jakie oferujemy obniżą znacząco Państwo koszty paliwa oraz eksploatacji pojazdów.

Państwa pracownicy otrzymają szczegółowo rozplanowane trasy oraz zwiększą swoją efektywność w terenie. Korzystając z systemu Cartrack odciążą Państwo dział księgowości w przygotowaniu niezbędnych dokumentów. Olbrzymią wartością dodaną będzie podniesienie bezpieczeństwa w firmie i obniżenie szkodowości.

Chcesz porozmawiać o oszczędnościach w Twojej firmie? Poznajmy się na LinkedIn!

Zdjęcie główne: Paweł Czerwiński, zdjęcie Dan Chung