TCO – łączne koszty użytkowania pojazdów we flocie samochodowej.

W niniejszym materiale Dział Analiz Cartrack Polska dokładnie opisuje i podaje, jakie składowe Total Cost of Ownership (TCO) należy zawrzeć w swoich kalkulacjach, jak poprawnie podchodzić do wyliczeń i dlaczego szacowanie łącznych kosztów funkcjonowania samochodów w firmowym car parku jest tak ważne z perspektywy matrycy kosztów przedsiębiorstwa.

Dlaczego liczenie łącznego kosztu użytkowania pojazdu jest ważne?

Koszty floty samochodowej, obok kosztów personalnych (wynagrodzeń), to największa grupa rozchodów firmowych. Niezależnie od wielkości biznesu, firmowa flota zapewnia ciągłość operacyjną firmy, sprzedaż, obsługę oraz technologiczne wsparcie dla Klientów. Zadaniem każdego fleet managera, administratora floty czy Właściciela jest umiejętne ułożenie procesów w taki sposób, aby koszty utrzymania samochodów nie przekroczyły generowanych przy ich współudziale wpływów. To zadanie trudne i wymagające dużej wiedzy planistycznej oraz flotowej.

Samochód do firmy można „zatrudnić” na wiele sposób, a ten determinuje różnego rodzaju typy kosztów, które na przestrzeni miesięcy i lat powstają w sposób cykliczny lub epizodyczny. Znajomość różnych rodzajów wydatków związanych z firmowymi pojazdami pozwala stworzyć proste kalkulatory TCO, a te są pomoce przy planowaniu budżetu, organizacji wydatków i MPKów. Mobilność floty jest strategicznie ważna, jednak nie zapominajmy, że nie może iść to w parze z brakiem wiedzy i kontroli nad ponoszonymi wydatkami.

Co wchodzi w skład współczynnika TCO?

1. Koszty abonamentu / raty leasingu / raty kredytu – comiesięczne wydatki związane z otrzymywanymi fakturami od instytucji finansującej zakup pojazdu. Są to koszty w 95% przewidywalne, a ich niewielka modyfikacja może nastąpić w przypadku zmian stóp procentowych przez NBP. W zależności od typu prowadzonej ewidencji pracy pojazdu możliwe są różne warianty odliczania podatku VAT oraz rozliczania kosztów.
2. Koszt utraty wartości pojazdu – biorąc pod uwagę zakontraktowany roczny przebieg pojazdu, długość trwania umowy leasingu/wynajmu/kredytu oraz wszelkie aspekty konfiguracyjne pojazdu istnieją narzędzia pozwalające oszacować ile dany pojazd będzie mniej więcej warto za 3 lub 4 lata w określonym stanie. Info-Ekspert – profesjonaliści w zakresie określania wartości rezydualnych (RV), wskazują jaką utratę wartości pojazdu będzie musiał na siebie wziąć przedsiębiorca (amortyzacja) lub firma CFM.
3. Koszt wykupu pojazdu po okresie leasingu – po okresie 3 lub 4 lat przedsiębiorca może zdecydować się nie zdawać pojazdu do firmy CFM, a pojazd wykupić i włączyć do środków trwałych. Wtedy ten jednorazowy wydatek na pewno należy zaplanować dużo wcześniej, niż na miesiąc przed końcem kontraktu.
4. Koszty remarketingu pojazdu – auta pokontraktowe/poleasingowe stają się coraz większym rynkiem zbytu. Samochód po okresie użytkowania w firmie można wystawić na sprzedaż na rynku wtórnym; aukcje poleasingowe organizowane są przez firmy CFM, które umożliwiają ponowne finansowanie danego aktywa w przystępnej cenie. Do tego konieczne są choćby opłaty aukcyjne (prowizje) oraz przygotowanie auta do sprzedaży.
5. Koszty paliwa – biorąc pod uwagę deklarowany roczny przebieg pojazdu, średnie spalanie zawarte w specyfikacji pojazdu w przybliżeniu jesteśmy w stanie określić ile rocznie środków przeznaczymy na zakup paliwa, gazu czy nawet energii elektrycznej aby zasilać dany samochód. Są to zawsze bardzo szacunkowe wartości, jednak trzeba je mieć aby wiedzieć w jakim obszarze wydatków się poruszamy.
6. Koszty płynów eksploatacyjnych i mycia – samochód jest firmową wizytówką i należy wliczyć comiesięczne opłaty na myjni lub rozważyć podpisanie kontraktu z zewnętrznymi dostawcami tych usług (np. MultiWash). Niezależnie od okresu roku jakość oraz dostępność płynu do spryskiwaczy również jest czynnikiem wpływającym na komfort i bezpieczeństwo podróży naszych pracowników. W tym przypadku warto również zastanowić się nad sposobem dystrybucji tego elementu – centralne zakupy i reglamentowany rozdział lub indywidualne zakupy na kartę paliwową.
7. Koszty ubezpieczenia – coroczne wydatki na AC i OC są różne i zależą od poziomu szkodowości we flocie samochodowej oraz oceny ryzyka naszego car parku przez ubezpieczyciela. W tym kontekście warto współpracować z dużymi brokerami (np. MAK Ubezpieczenia), których szerokie spojrzenie na rynek i doświadczenie pozwoli wdrożyć programy prewencyjne – co odbije się na wysokości składek, negocjować wysokości składek i zabezpieczyć firmę, pracowników i mienie przed mniej popularnymi zdarzeniami, których wystąpienie może doprowadzić nawet do zamknięcia przedsiębiorstwa.
8. Koszty wymiany i przechowywania opon – to sezonowe wydatki, które koniecznie musimy wkalkulować w nasz biznesplan. Biorąc po uwagę średni łączny przebieg pojazdu w firmowej flocie na poziomie 100-120k km być może będzie trzeba doliczyć koszt dodatkowego kompletu opon. Kosz przechowywania i jednostkowej wymiany nie jest duży, jednak jeżeli nasza flota ma już 20+ pojazdów, miesiąc wymiany i wystąpienia tego wydatku, trzeba mieć na uwadze.
9. Koszty serwisu (ew. pakietów serwisowych) – należy sprawdzić interwały serwisowe oraz zakres prac jakie przewiduje instrukcja obsługi pojazdów. Od sprawności i bezawaryjności pojazdu zależy nasz biznes, ale i życie oraz zdrowie pracowników. Tutaj nie można zastosować półśrodków. Należy przeanalizować stawki za roboczogodziny w danych ASO oraz postarać się o zakup dodatkowo płatnych pakietów serwisowych, które w określonych warunkach chronią nasz przed dodatkowymi wydatkami.
10. Koszty napraw blacharsko-lakierniczych – jako fleet manager być może będziecie chcieli likwidować pomniejsze szkody parkingowe i kolizyjne samodzielnie, bez udziału ubezpieczyciela. Do tego celu należy mieć pewien określony prewencyjny budżet oraz sieć zaufanych i certyfikowanych punktów napraw blacharsko-lakierniczych. Trzeba mieć na uwadze, że zdając pojazd do firmy CFM w stanie wykraczającym poza podręcznik i regulamin tego etapu PZWLP narażamy się na niewspółmiernie większe koszty, aniżeli samodzielnie doprowadzilibyśmy pojazd do stanu umożliwiającego bezproblemowe przekazanie.
11. Koszty opłat drogowych, parkingi i abonamenty – nawet przy małej flocie kumulowaine tych wydatków w ramach jednej grupy pozwoli nam analizować zasadność wykupywania specjalnych abonamentów, kart firmowych czy dodawania specjalnych funkcjonalności na kartach paliwowych. Opłaty drogowe i parkingowe jednostkowo są wydatkami błahymi, jednak efekt skali zadziwi nie jednego flotowca.
12. Dodatkowe koszty CFM (umowy, cesje, zaświadczenia, aneksy) – należy dokładnie przeczytać każdą umowę leasingu czy najmu. O ile wysokość raty i zakres współpracy bazowej jest nam znany, o tyle może się okazać, że firma finansująca/użyczająca pojazdu wymagać będzie opłaty za bardzo szerokie spektrum naszych próśb: zmiana TU na inne po roku kontraktu, wydanie zaświadczenia o wyjeździe za granicę, wydanie zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami, pełnomocnictwo, aneks, priorytet rozpatrywania próśb. Dobrze jest ze skupieniem zapoznać się z umowami i negocjować wszelakie zapisy, które jako znawca procesów naszej firmy, uznamy za powtarzalne, a co za tym idzie – finansowo istotne, a to ma znaczenie dla naszego TCO.
13. Koszty wstępne (rejestracje pojazdu, wkład własny, administracja) – na etapie planowania budżetu i określania zainteresowania zakupem nowego pojazdu trzeba oszacować finansowe zaangażowanie firmy w momencie gdy samochód jeszcze nie generuje przychodu. Potrzeba zorganizowani wkładu własnego czy wszelakich opłat administracyjnych ma znaczenie dla postrzegania administratora floty jako skutecznego i kompetentnego pracownika.

Nie wszystkie składowe TCO występują równocześnie. Jednak należy mieć świadomość jakie elementy mogą występować i jak strategiczne mają znaczenie dla finansów firmy. W przypadku konieczności optymalizacji, redukcji kosztów, warto „rozebrać” całą piramidę wydatków na elementy składowe i przyjrzeć się im indywidualnie. Redukcja kosztów musi być bardzo dobrze zaplanowana, tak aby nie wpłynęła ona drastycznie na wyniki pracowników i nie dotknęła komfortu pracy oraz mobilności naszych sił handlowych, serwisowych, doradczych itd.

Warto również być świadomym całego cyklu życia pojazdu (od analizy przed zakupowej po remarketing) aby świadomie zarządzać kosztami. Co więcej, w ramach optymalizacji kosztów (wysokość raty leasingowej), aukcje samochodów pokontraktowych mogą okazać się bardzo cennym źródłem dostępnych od ręki, sprawnych samochodów z udokumentowaną historia oraz pewnym stanem technicznym.

Wyliczenia TCO to nie najprostsza, ale bardzo kluczowa umiejętność fleet managera. Rewizja obecnie posiadanych MPK w zakresie floty samochodowej, ułożenie wszystkiego w zgodzie z powyższymi propozycjami, pozwoli lepiej planować i raportować wydatki.