Zarządzanie flotą pojazdów – poradnik pełen praktycznych wskazówek.

Zarządzanie flotą pojazdów w przedsiębiorstwie wymaga nie tylko wiedzy ale i odpowiednich systemów, narzędzi i danych. Zarządzanie flotą transportową, która obok kosztów osobowych, stanowi największy obszar powstawania kosztów w firmie, wymaga odpowiedniego nadzoru. Poprawnemu zarządzaniu flotą samochodów firmowych sprzyja przestrzeganie zapisów prawa podatkowego, prawa fiskalnego, świadomość na temat potrzeb organizacji i Kierowców w zakresie zapewnienia mobilność oraz wysoko rozwinięte umiejętności negocjacyjne, zakupowe, zarządcze i strategicznego planowania.

Dlaczego zarządzanie flotą pojazdów jest istotne?

Każdy pojazd operujący w ramach struktury przedsiębiorstwa jest narzędziem pracy dla określonych specjalistów. Dzięki sprawności i gotowości do pracy samochód pozwala realizować zlecenia i utrzymywać w mobilnej gotowości naszych pracowników. Niezależnie od branży zarządzanie flotą transportową opiera przede wszystkim na kontroli kosztów, które w trakcie całego cyklu eksploatacyjnego generuje pojazd.

Ewidencjonowanie kosztów, ich kategoryzacja, kontrola i korzyści płynące z tego procesu wprost przekładają się na lepszą kontrolę nad flotą samochodową. Zwłaszcza teraz, w pełnych wyzwań czasach epidemii COVID-19 – wydajność biznesu opartego o flotę pojazdów służbowych wynika bezpośrednio z odpowiedniego balansu pomiędzy kosztami utrzymania, a zyskiem generowanym przez samochody służbowe.

Łączne koszty użytkowania (TCO – total cost of ownership) to współczynnik pod którym kryją się dane z różnych systemów do zarządzania flotą (np. karty paliwowe, opony, serwis, dostawcy usług wynajmu, monitoring GPS). Aby uzmysłowić sobie jak ważne jest efektywne zarządzanie flotą pojazdów w ujęciu finansowym należy uzmysłowić sobie realne koszty, na które składają się:

– koszty comiesięcznych opłat leasingowych / abonamentowych,

– koszty utraty wartości przez pojazd (w zależności od formy jego finansowania),

– koszty paliwa,

– koszty abonamentu systemów monitoringu GPS pojazdów oraz innych narzędzi kontroli floty,

– koszty serwisu, wymiany i przechowywania opon,

– koszty opłat drogowych, parkingowych i administracyjnych,

– koszty ubezpieczenia,

– koszty remarketingu (lub zdania pojazdu do firmy CFM).

Ten aspekt kontroli nad ewidencją kosztów to bardzo ważny element zarządzania flotą pojazdów. Gdy nad parkiem maszynowym w firmie nie ma żadnego nadzoru ze strategicznego punktu widzenia nie mamy żadnych danych ani informacji dotyczących kluczowego dla naszej firmy obszaru.

Tak samo jak realizowane są plany sprzedażowe, rozbudowany system prowizyjne oraz skrypty działań handlowych na działu sprzedażowego – tak samo należy potraktować flotę transportową, która wymaga podejścia analitycznego i planistycznego. System do zarządzania flotą, zarówno w kontekście samej koncepcji oraz procesów, jak i realnego systemu CRM, jest krytycznie ważny. Flota samochodowa w każdej organizacji spełnia strategiczną funkcję – jest narzędziem zapewniającym mobilność, która generuje przychód. Każda zmiana w ustawieniach parametrów floty (finansowanie floty, polityka flotowa, system zarządzania flotą, monitoring GPS itd) może wywołać daleko idące konsekwencje.

Flota w firmie to żywy organizm, dlatego tak ważna jest przede wszystkim edukacja i poziom świadomości menadżera floty (zarządzanie flotą samochodową kurs). Zatem co to jest flota pojazdów? Jest to zbiór ruchomości użytkowanych przez daną organizację z przeznaczeniem do realizacji określonych zadań w obrębie wyznaczanym przez strategię flotową, politykę flotową, regulamin floty lub po prostu przez przepisy wewnątrzfirmowe.

Zarządzanie flotą samochodową zakres obowiązków.

Jak dobrze zarządzać flota samochodowa? To pytanie stawiają sobie nie tylko menadżerowie flot, ale i kadry zarządzające firm, które realizują zadania operacyjne w oparciu o park maszyn firmowych. Co zatem determinuje sukces w pracy fleet managera?

Zarządzanie flotą samochodową praca.

Wiele firm szuka menadżerów flot. Działania operacyjne spójne z tematem car fleet management można również spotkać na stanowisku związanym z administracją, zakupami, facility managementem czy category procurementem. Praca na stanowisku zarządcy floty wymaga przede wszystkim znajomości rynku produktów i usług flotowych, wysoko rozwiniętych zdolności komunikacyjnych, interdyscyplinarnego podejścia do zagadnień, umiejętności negocjacyjnych i przetargowych oraz bardzo dobrych zdolności analitycznych.

Zarządzanie flotą samochodową zakres obowiązków.

Menadżer floty jest przede wszystkim odpowiedzialny za zapewnienie mobilności pracownikom firmy w ramach określonego budżetu flotowego. Aby realizować tak postawione zadanie konieczne jest stworzenie polityki flotowej oraz jej implementacja. Ważny jest też system do zarządzania flotą, który pozwoli w sposób kompleksowy i nowoczesny agregować, kategoryzować i prezentować dane.

Zarządzanie flotą samochodową kurs.

Na rynku dostępnych jest bardzo dużo szkoleń i kursów z zakresu car fleet managementu. Branżowe media (Menadżer Floty czy Magazyn FLEET) oraz zewnętrzne firmy doradcze świadczą rozbudowane możliwości w tym zakresie. Warto być na bieżąco i śledzić trendy.

Zarządzanie flotą samochodową aplikacja.

Jednym z głównych trendów w zakresie zarządzania i administrowania parkiem maszyn firmowych jest zdalny dostęp do wszystkich jej parametrów. Aplikacja do zarządzania flotą jest teraz podstawowym narzędziem pracy – warto wybrać sprawdzonego dostawcę.

Zarządzanie flotą samochodową technologia i doradztwo.

Aby swoje wizje i plany realizować jeszcze szybciej warto wybierać Partnerów Biznesowych, którzy nie tylko dostarczają usługi i produkty flotowej, ale i oferują kompleksowe wsparcie przy zarządzaniu flotą.

Zarządzanie flotą pojazdów – PORADNIK.

Zebraliśmy dla Ciebie kluczowe wskazówki o zarządzaniu, które odnoszą się do operacyjnego obszaru floty samochodów w firmie. Dzięki poniżej tematom będziesz mógł/mogła sprawdzić czy masz wszystko pod kontrolą:

– optymalizacja tras i monitoring GPS pojazdów:

kluczowym elementem zarządczym jest wiedza na temat lokalizacji i wszelkich działań, jakie w terenie wykonuje pracownik wraz z naszym pojazdem służbowym. Trzeba dokonać inwestycji w wydajny system monitoringu GPS, którego stałe niskie koszty abonamentu pozwolą perfekcyjnie kontrolować pracowników.

– zaawansowana telemetria agregująca dane o pojazdach:

ważnym aspektem systemu monitoringu jest nie tylko sama lokalizacja ale i nowoczesne czerpanie danych z komputera pokładowego pojazdu. System Cartrack Polska, poprzez indukcyjne i nieinwazyjne połączenie z szyną CAN, pozwala pobierać i przetwarzać informacje o ogromnej liczbie parametrów pojazdu, co ułatwia planowanie napraw, weryfikację stylu jazdy kierowcy, zarządzanie pojazdem w czasie i przestrzeni.

– zarządzanie flotą a kontrola tankowań:

zarządzanie flotą pojazdów musi zawierać wgląd w poprawność wykonywania zakupu paliwa. Z punktu widzenia nadzoru nad finansami, jako menadżerowie flot, musicie wiedzieć czy pojazd firmowy był faktycznie tankowany we wskazanym miejscu, czy zatankowano do baku ilość zafakturowanego paliwa (przeciwdziałanie oszustwom) oraz czy pora tankowania jest zgodna z polityką flotową (np. zakaz zakupu paliwa w weekendy).

– wybór formy finansowania we flocie:

kompleksowe zarządzanie flotą transportową musi dotyczyć sfery zakupów i finansów. Elementem wyboru zawsze pozostaje forma finansowania pojazdów: gotówka, leasing, wynajem. To na co zdecyduje się firma zależy przede wszystkim od charakterystyki floty, specyfiki prowadzonego biznesu, osobowości prawnej firmy oraz księgowych detali. Warto skrupulatnie przeanalizować i zaplanować wybór dostawcy finansowania aby budżet floty pojazdów służbowych był przejrzysty i przewidywalny.

– ewidencja kilometrów prywatnych i służbowych:

z punktu widzenia rozliczeń podatkowych bardzo ważne są zapisy, oraz ich egzekwowanie, które definitywnie rozgraniczają użytkowanie pojazdu do celów prywatnych i służbowych. Zarządzanie kosztami floty możliwe jest też poprzez monitoring pojazdów GPS wraz z implementacja trybów jazdy, co pozwala odgórnie, systemowo ułatwić prace księgową i generować dokumentację podatkową akceptowalną przez Urząd Skarbowy.

– szczelna polityka flotowa z uwzględnieniem polityki bezpieczeństwa:

najcenniejszym firmowym zasobem jest człowiek. Zapewnienie bezpiecznego i higienicznego miejsca pracy należy do obowiązków pracodawcy, a w przypadku samochodu służbowego – również do menadżera floty. Kręgosłupem każdej floty samochodowej, która ma podlegać świadomemu zarządzaniu i mądrej kontroli, jest napisanie, wdrożenie i egzekwowanie polityki flotowej. Polityka flotowa to dokument regulujący wszelkie kwestie związane z odpowiedzialnościami, ryzykami, procedurami i informacjami jakie przedsiębiorstwo przekazuje pracownikowi w odniesieniu do samochodu służbowego. Warto również wprowadzić element kontroli zachowań pracowników na drodze – dzięki nowoczesnym systemom monitoringu GPS można wprowadzać działania grywalizacyjne profilujące kierowców i zmniejszające negatywne działania w ruchu drogowym.

– integracje systemów w jeden organizm (zarządzanie flotą w formacie BIG DATA):

aby efektywnie zarządzać transportem w firmie należy posiłkować się nowoczesną technologią. Jednak aby nie ugrząźć w gąszczu różnych raportów generowanych przez wiele odmiennych systemów CRM należy zainwestować w usługę Cartrack Polska, która nie tylko pozwala efektywnie monitorować pojazdy poprzez technologię GPS i zarządzać flotą pojazdów, ale daje możliwość agregowania danych z bardzo wielu źródeł. Taki zabieg przyczynia się do ujednolicenia sposobu raportowania, przejrzystości danych i bardziej wnikliwej kontroli nad kosztami.

– flota pod kontrolą – procedury autoryzacji i kontroli kosztów serwisu oraz części zamiennych:

w ramach lat użytkowania pojazdu flotowego w przedsiębiorstwie na pewno będziecie realizowali przeglądy okresowe, nieplanowany serwis, naprawy blacharsko-lakiernicze. Warto w tym obszarze zatroszczyć się o współpracę z certyfikowanymi sieciami napraw, przejrzyste warunki autoryzacji i rzetelną obsługę. Przeanalizowanie zarządzania flotą pojazdów pod kątem kosztów serwisowych da Wam kolejne elementy bezpieczeństwa i przewidywalności finansowej.

– zapewnienie efektywności pracy kierowców pojazdów poprzez nieskrępowaną mobilność:

zadaniem fleet managera jest zapewnienie sprawnego narzędzia pracy dla kierowców. Niezależnie od warunków czy okoliczności – kierowca musi mieć zapewniony środek transportu aby móc realizować zlecenia. Zarządzanie flotą to również kompleksowe przewidywanie i budowanie scenariuszy awaryjnych, które umożliwiają realizację strategicznych celów przedsiębiorstwa również w warunkach kryzysowych.

– ustalenie KPI dla floty samochodowej:

aby poprawnie zdefiniować cele i zakres odpowiedzialności menadżera floty, oraz zapewnić kompleksowe zarządzanie flotą samochodową poprzez system i nowoczesne narzędzia, trzeba ustalić kluczowe wskaźniki efektywności, wobec których osoba odpowiedzialna za flotę jest rozliczana. Bez tego elementu wszystkie ustalenia osadzone są w próżni, bez punktu odniesienia. Zarządzanie transportem musi realnie odnosić się do potrzeb, celów i procesów wewnątrzfirmowych.

– zarządzanie flotą samochodową aplikacja

nie wyobrażamy sobie nowoczesnego realizowania strategii flotowej i koordynowania czasu pracy kierowców wraz z optymalizacją tras bez zdalnego, intuicyjnego i funkcjonalnego dostępu do systemu monitoringu GPS floty. Aplikacja mobilna do zarządzania flotą to absolutny wymóg, jeżeli w zgodzie z tempem zmian i światowego postępu chcesz realizować swoje profesjonalne obowiązki.

Kontrola nad kosztami paliwa, sprawny system raportowania, monitoring GPS, zarządzanie MPK, mobilność pracowników, szczelna polityka flotowa, nadzór nad kosztami serwisu i ubezpieczenia, wybór metody finansowania floty – to tylko wstępne zagadnienia, które trzeba rozwijać i analizować w ramach systemu zarządzania flotą.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym procesie skontaktuje się z nami – nasi analitycy, fleet managerowie i specjaliści codziennie wspierają tysiące polskich firm w drodze do lepszej kontroli i ograniczenia kosztów użytkowania samochodów w firmie.

System do zarządzania flotą pojazdów Cartrack wraz z dedykowana aplikacja mobilną.

Cartrack Polska jest firmą technologiczną, która od ponad 12 lat w naszym kraju świadczy usługi SaaS. Dzięki temu dostarczamy nowoczesnych i profesjonalnych narzędzi optymalizacyjnych, których celem jest kompleksowe zarządzanie flotą pojazdów w oparciu o system monitoringu GPS wraz z rozwiązana BIG DATA.

Poprzez aplikację do zarządzania flotą pojazdów umożliwiamy menadżerom flot i właścicielom firm szerokie spektrum kontroli i nadzoru, dając technologię, która ułatwia codzienne agregowanie, analizowanie i raportowanie pełnej liczby obszarów generujących koszty w firmowym car parku.

Nasz system do zarządzania flota pojazdów oraz monitoringu GPS, który pozwala profesjonalnie zarządzać firmą w sferze automotive, pozwala m.in.:

• Profilować kierowców za pomocą innowacyjnego narzędzia Dzienny Asystent Jazdy, które pozwala klasyfikować i modelować zachowanie pracowników, co wpływa na redukcję kosztów serwisowych, zwiększa bezpieczeństwo i obniża koszty polis ubezpieczeniowych.
• Zarządzać flotą z dowolnego miejsca i poziomu każdego urządzenia z dostępem do internetu – telefonu, tabletu, laptopa lub urządzenia stacjonarnego.
• Klasyfikować koszty, łączyć je w grupy i zarządzać wydatkami w sposób pełny, kompleksowy i pozwalający na świadome realizowanie polityki oszczędności lub zakupowej.
• Agregować dane z różnych systemów i integrować je do wewnątrzfirmowego systemu CRM.
• Budować autorskie raporty zarządcze co pozwala dopasować system do absolutnie unikalnych i indywidualnych potrzeb firmy i wyciągać wnioski wobec realnej specyfiki każdego biznesu.
• Korzystać z ponad 90 specjalistycznych zestawień w cenie abonamentu GPS, co pozwala planować, zarządzać i budować bardzo skuteczną politykę flotową, transformacyjną i rozwojową pojazdów flotowych
• Realizować potrzebę 100% mobilności pracowników poprzez szereg alertów i zarządzania ryzykiem.
• Nieinwazyjnie korzystać z informacji przesyłanych przez pojazd w tracie użytkowania (indukcyjne wpięcie w szynę CAN) bez utraty gwarancji.
• Zachować operacyjną funkcjonalność pojazdów służbowych dzięki dopasowaniu czasu i miejsca instalacji/przełożenia urządzenia w 100% do wytycznych klienta – dysponujemy mobilnymi ekipami instalatorów w całym kraju.
• Korzystać z najnowocześniejszego na rynku systemu monitoringu GPS w ramach niskich kosztów abonamentu GPS, który daje dostęp do doświadczonego i stabilnego zespołu kilkudziesięciu profesjonalistów od obsługi i wsparcia.  
• Zyskać narzędzie z którego korzyści będą czerpać departamenty handlowe, finansowe, księgowe, personalne, administracyjne, CSRowe i marketingowe.
• Użytkować usługę zawsze dopasowaną do aktualnych zmian prawno-podatkowych, trendów flotowych, wymagań rynkowych i nieustannie rozwijaną przez profesjonalny zespół programistów.

Jak dobrze zarządzać Flota samochodowa?

Praca w zarządzaniu flotą samochodów to wielkie wyzwanie i ogromna odpowiedzialność. Dlatego, niezależnie od stażu, warto abyś za każdym razem sięgnął/sięgnęła po fachowe doradztwo połączone z inwestycją w telemetrię BIG DATA. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane to wspólne oddziaływanie doświadczenia i informacji. Fleet management to potężny obszar działalności – ponad 65% rynku nowych pojazdów w Polsce kupowanych jest przez firmy.

Monitoring GPS pojazdów był, jest i będzie jednym z najważniejszych elementów pomagających w poprawnym zarządzaniu flotą. Cartrack Polska od ponad 13 lat rozwija i nieustannie doskonali autorski system telemetrii, który w oparciu o lokalizacja GPS pojazdów umożliwia raportowanie, analizowanie, zarządzanie i rozwój flota.

Wypełnij poniższy formularz aby dowiedzieć się więcej na temat możliwości jakie dla Twojej floty i biznesu daje system GPS wraz z nowoczesnym systemem do zarządzania flotą z aplikacją mobilną: