Jak zmierzyć efektywność firmowej floty?

Aby skutecznie mierzyć efektywność firmowej floty trzeba wiedzieć co, jak i kiedy weryfikować. Używanie metryk i wyliczeń jest absolutnie kluczowe dla pełnej i poprawnej diagnozy stanu i rozwoju floty pojazdów służbowych.

Czym są wskaźniki?

Menedżerowie flot używają na co dzień  wskaźników, niezależnie od tego, czy o tym wiedzą, czy nie. Wskaźniki pomagają menedżerom wiedzieć, na „czym stoją”. Mierzą wydajność, wyznaczają punkty odniesienia oraz oferują cele i zadania, do których mogą dążyć codzienne i strategiczne działania funkcji floty.

Rozważ następujące pytania:

• Co robisz?
• Jak dobrze to robisz?
• Skąd wiesz, jak dobrze to robisz?
• Jak możesz pokazać innym, jak dobrze to robisz?

W pewnym sensie odpowiedzi na te pytania dostarczają całkiem dobrej definicji metryk i wskaźników. Metryki to miary, które dostarczają tych odpowiedzi; definiują to, co robisz, mówią ci, jak dobrze to robisz, dostarczają łatwo zrozumiałych danych do oceny postępów i robią to dla innych, którzy muszą to wiedzieć.

Prawie każdą aktywność można zmierzyć za pomocą metryk. Średnia mrugnięcia w baseballu to wskaźnik. Kilometry na godzinę to metryczna prędkość pomiaru. Jednostki wagi, rozmiaru i odległości to metryki. Sam czas jest miarą. Niektóre dane są bardziej przydatne niż inne – zależy co i pod jakim kątem analizujesz.

Na przykład menedżer floty może mierzyć i śledzić użycie płynu do wspomagania kierownicy – prosty fakt, że można to zrobić, nie czyni z niego użytecznej miary. W biznesie odpowiedź na cztery powyższe pytania jest doskonałym punktem wyjścia przy opracowywaniu mierników i ocenie, czy są one przydatne w pomiarze i osiąganiu optymalnej wydajności.

Jakość wskaźników.

Jak wspomniano wcześniej, fakt, że prawie wszystko można zmierzyć, nie oznacza, że ​​powinien to mierzyć.

• Specyficzne. Metryka powinna być jasna, jednoznaczna i łatwa do zrozumienia.
• Miarodajne. Dobre wskaźniki można określić ilościowo i porównać z innymi danymi. Unikaj wskaźników „tak / nie”.
• Osiągalne. Wyznaczanie celów na podstawie nierealistycznych wskaźników nie jest pomocne. Wskaźniki powinny być rozsądne i wiarygodne w normalnych warunkach.
• Realistyczne. Powinny pasować do ograniczeń firmy i działu.
• Terminowe. Wskaźniki powinny być osiągalne w podanych ramach czasowych.

Samo „mierzenie dla samego pomiaru” niewiele daje. Menedżerowie flot powinni zdecydować, co jest ważne, a co może być interesujące, ale nieprzydatne w określaniu efektywności. Nie wszystkie takie wskaźniki są również związane z kosztami pojazdu. W procesie (zarządzanie flotą), który generuje znaczną ilość danych, ważne jest zidentyfikowanie i ustanowienie mierników wskazujących na maksymalną wydajność.

Kluczowe jest też zaopatrzenie się w technologię, która pozwala szybko zautomatyzować pobieranie, agregowanie, przetwarzanie i analizowanie danych. W tym procesie absolutnie niezbędne jest zainicjowanie współpracy z dostawcą usług BIG DATA w dziedzinie telemetrii.

Efektywność firmowej floty – wskaźniki efektywności i wydajności.

1 – Obsługa klienta

Śledzenie obsługi klientów wewnętrznych, do których należą nie tylko kierowcy, ale także współpracownicy, przełożeni i wszyscy inni, z którymi współdziała Twój dział, to nie tylko dobra praktyka biznesowa, ale także większa efektywność.

Niektóre wskaźniki służące do śledzenia poziomów obsługi klienta to:

• Czasy odbierania telefonów. Ile czasu zajmuje odebranie przeciętnego połączenia przychodzącego?
• Zerwane połączenia. Ile jest przerwanych połączeń, zanim zostaną odebrane?
• Rozkład. Ile czasu zajmuje odpowiedź na problemy i / lub prośby od pierwszego kontaktu do ostatecznego rozwiązania?

Wskaźniki śledzenia obsługi klienta obejmują czas odbierania telefonów, zerwane połączenia i rozwiązania problemu. Po każdym kontakcie wyślij e-mail z prośbą o ocenę usługi w prostej skali, na przykład od jednego do pięciu. W takim przypadku pomiary są pomocne w ustalaniu wewnętrznych standardów, jednak tylko klient może mierzyć poziom usług.

2 – Wydajność organizacyjna

Ile, jeśli w ogóle, wiesz o tym, jak dobrze radzi sobie Twój dział? Niezależnie od tego, czy masz personel, czy jesteś jednoosobową komórką? Jakich danych można użyć do pomiaru? Dla menedżerów flot najważniejsze jest zapewnienie mobilności i eksploatacja floty pojazdów po możliwie najniższych kosztach (w ramach takich ograniczeń, jak wymogi bezpieczeństwa, wymogi prawne i regulacyjne, itp.); jednak robienie tego w przypadku niewydajnej organizacji wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Określ, jakie czynności Ty i Twoi pracownicy wykonujesz na co dzień, i opracuj wskaźnik wydajności, aby je śledzić, na przykład zadania na godzinę. Nie trzeba różnicować – będą wykonywane i odbierane telefony, odbierane i wysyłane e-maile, zakończone zadania administracyjne i kancelaryjne – ale pozostań na poziomie strategicznym.

Im więcej zadań na godzinę pracy możesz wykonać Ty i Twoi pracownicy, tym wydajniejszy i wydajniejszy będzie dział.

3 – Koszt departamentu/działu  na pojazd a efektywność firmowej floty.

Koszty pojazdu są najskuteczniej wyrażane i śledzone w stosunku do wykorzystania. Podobny miernik można opracować do pomiaru produktywności działów. Floty funkcyjne mają budżet. Obejmuje on wszystkie koszty związane z eksploatacją, administracją i zarządzaniem flotą pojazdów, takie jak wynagrodzenia, koszty administracyjne (telefon, przestrzeń, zaopatrzenie itp.), świadczenia itp.

Zmierz, jaki jest stosunek tych kosztów per każdy pojazd; na przykład załóżmy, że dział floty składa się z menedżera floty i jednego administratora floty. Całkowite roczne pensje i świadczenia wynoszą 200 000 PLN brutto. Inne koszty, w tym alokacja korporacyjna na powierzchnię biurową, telefony, materiały biurowe, wsparcie systemów, obsługę zadłużenia i różne wydatki, łącznie wynoszą kolejne 50 000 PLN, czyli łącznie 250 000 PLN. Jeśli flota liczy około 500 sztuk, roczny koszt działu na jednostkę wyniósłby 500 PLN. Wewnętrzna analiza porównawcza tego kosztu jest prostą miarą śledzenia wydajności działu. Efektywność firmowej floty w ujęciu finansów to bardzo ważny parametr.

4 – Pomysł do realizacji

Producenci pojazdów bardzo dokładnie śledzą czas potrzebny na wyprodukowanie nowego modelu, to tzw. oś czasu „projektu do budowy”. Ponieważ zarówno wydarzenia, jak i technologia zmieniają się w zawrotnym tempie, niezwykle ważne jest, aby byli zwinni, nie tylko w reagowaniu, ale także planowaniu.

Menedżer floty musi być również zwinny, ponieważ wiele takich samych zdarzeń i technologii ma wpływ na funkcjonowanie floty. Śledzenie osi czasu od etapu „pomysłu” do wdrożenia jest miernikiem, który mierzy, jak skutecznie menedżer floty może reagować i jak skutecznie może oczekiwać zmian w branży.

Miernik jest prosty: zapisz datę złożenia pomysłu lub oferty i kiedy zostanie wdrożony. Pomiędzy nimi jest kilka dni (oby nie miesięcy…). To pozwoli Ci odzwierciedlić szereg czynników, w tym niektóre, na które menedżer floty nie ma wpływu, takie jak łańcuchy zatwierdzeń, poziom zatrudnienia i dostępne zasoby ludzkie/materiałowe poza Twoją jurysdykcja firmową.

Ważny jest wewnętrzny benchmarking. Jeśli pierwszy wynik to około 30 dni, celem jest jego skrócenie, co jest pewnym znakiem zwiększonej wydajności. Należy pamiętać, że niektóre zmiany są mniej lub bardziej powierzchowne, na przykład niewielka zmiana w polityce, podczas gdy inne mają bardziej strategiczny charakter, np. zmiana w zastępowaniu jazdy rowerem lub wdrażanie systemu GPS. Miara ta, czasami nazywana „wydajnością procesu”, jest kluczową miarą efektywność firmowej floty.

5 – Skoncentruj się na papierze

Przy narzędziach komunikacji elektronicznej dostępnych w XXI wieku wrogiem wydajności jest papier. Jeszcze 20 lat temu eksploatacja floty pojazdów generowała mnóstwo ryz papieru, co wymagało stosowania wielu szaf na dokumenty, teczek wiszących i innych akcesoriów związanych z prowadzeniem dokumentacji papierowej.

Jednak w 2021 roku nie ma powodu, aby jakakolwiek funkcja floty potrzebowała takich papierowych rejestrów. Istnieją oczywiście pewne dokumenty, które należy zachować jako oryginały (np. protokół zdawczo-odbiorczy pojazdu), ale w przypadku większości innych dokumentów zeskanowana kopia jest zarówno preferowana, jak i legalna. To powiedziawszy, śledzenie, ile papieru i ile dokumentów papierowych zostało wyeliminowanych, pokaże poziom wydajności osiągnięty przez dział – nie tylko pod względem wydajności, ale także oszczędności materiałów i kosztów pocztowych.

W osiągnięciu tego celu pomoże również technologicznie zaawansowany system telemetryczny, który pozwala koncentrować się na procesach bez generowania zbędnych ilości dokumentów, skraca obieg dokumentacji firmowej i lepiej organizuje dostęp do kluczowych danych. Cartrack Polska, jako dostawca usług o profilu SaaS, w sposób kompleksowy pozwala poprawić w czasie zarówno finanse, jak i efektywność procesów zarządczych w obrębie firmowego car parku. Można rozsądnie oszacować ilość papieru, jaką można wyciąć w wyniku zmiany procesu. To jest metryka, której można użyć.

Pierwsze pięć wskaźników skupia się na tym, jak organizacja floty może sama, w tym, co robi i jak to zrobić, optymalizować wydajność. Kolejnych pięć będzie prawdopodobnie bardziej znanych, metryk powiązanych bezpośrednio z działaniem samych pojazdów, ze szczególnym uwzględnieniem zasady „80-20”: 80 procent kosztów jest zawartych w 20 procentach kategorii.

6 – Amortyzacja

Amortyzacja nie jest sexy. To nie jest „nowatorskie”. Brzmi zbyt „XX wiecznie”. Jednak faktem jest, że amortyzacja jest nadal największym pojedynczym kosztem stałym w każdej flocie (jest to oczywiście zależne od metody finansowania pojazdów). Koncentrując się na tym, gdzie są pieniądze, menedżerowie flot powinni być zmuszeni do śledzenia miernika amortyzacji, gdy chcą zoptymalizować wydajność.

Pytanie brzmi, jakiego wskaźnika należy użyć? PLN/Euro brutto miesięcznie? PLN na kilometr? Procent zatrzymanej wartości? Procent amortyzacji? Nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Efektywność firmowej floty zależy również od tego elementu.

Kluczem jest ustanowienie testu porównawczego, a następnie śledzenie postępów w przyszłości. Wzorzec może pochodzić od bieżącego momentu lub może zostać wykorzystany do udowodnienia historycznych wskaźników i śledzenia trendów. Można jednak wysunąć argument, że stosunek kosztów do użytkowania w wysokości PLN na KM (lub nawet PLN miesięcznie) wiąże narastanie kosztów z użytkowaniem pojazdu, na które pozwalają te koszty. PLN na KM umożliwi porównanie z innymi wyrażonymi w ten sposób kosztami stałymi. Ważne jest również to, że stosowana jest rzeczywista amortyzacja – a nie rezerwa na amortyzację.

7 – Paliwo do pojazdu flotowego a efektywność firmowej floty.

Paliwo, koszt zmienny, jest równoznaczne z amortyzacją, kosztem stałym. Zdecydowanie największy koszt zmienny, jakim jest paliwo, wzbudził szczególne zainteresowanie w ostatnich latach. Jednak w przeciwieństwie do amortyzacji koszty paliwa można (i należy) śledzić od pierwszego dnia eksploatacji. Pozwala to weryfikować nie tylko fluktuacje cen na stacjach paliw (trendy rynkowe), ale i weryfikować styl jazdy kierowców oraz sposób w jaki obchodzą się z firmowym mieniem. I w tym kluczowym przypadku telemetria jest odpowiednią formą przyspieszająca analitykę i pozwalająca modelować zachowania kierowców do odpowiedniego, akceptowalnego poziomu.

Niewiele jest dyskusji na temat formy, w jakiej należy przedstawić miernik paliwa dla floty. Powinien to być stosunek kosztów do zużycia w wysokości PLN na KM, uzupełniony o miarę zużycia paliwa w L/100 KM. Oba wyraźnie mierzą zużycie (koszt lub wielkość) w odniesieniu do wykorzystania, jakie umożliwia konsumpcja.

L/100 KM to miara najbardziej przydatna do pomiaru względnego zużycia paliwa w różnych modelach. Nie wiąże się to z kosztami, ponieważ cena paliwa w stacjach benzynowych (co z pewnością widzieliśmy w ciągu ostatnich kilku lat) może się znacznie różnić w stosunkowo krótkim czasie. Wraz z amortyzacją, miernik kosztu paliwa jest najważniejszym dostępnym miernikiem efektywności floty.

8 – Częstotliwość wypadków

Poza standardowymi kategoriami kosztów stałych i zmiennych bardzo ważne jest śledzenie wypadków i związanych z nimi kosztów. Na poziomie strategicznym miernik, który mierzy liczbę wypadków, jakich doświadcza flota, jest najprostszy i najbardziej logiczny. Im więcej wypadków ma firma, tym większy wydatek. Miernik dotyczący wypadków, w celu pomiaru wydajności, powinien mieć pewien związek do wykorzystania. Stąd pochodzi wskaźnik wypadków na milion kilometrów. Bezpieczeństwo pracowników stanowić powinno ważny priorytet menadżera floty.

W przypadku floty niezarządzanej (puszczonej „w samopas”) można przyjąć, że liczba wypadków będzie równa około 20% liczby pojazdów we flocie, czyli przy flocie na 1000 pojazdów dojdzie do 200 wypadków w skali roku (kolizji i wypadków!). Zakładając, że pojazd pokonuje 30 000 km rocznie, byłoby to równe wskaźnikowi wypadków wynoszącemu 6,6 na milion przejechanych km. Jest to punkt odniesienia, na podstawie którego można zmierzyć przyszłe wyniki.

Dlaczego wypadki? Dlaczego nie tylko koszty z nimi związane? Nie oznacza to, że to drugie powinno być ignorowane. Istnieją koszty związane z wypadkami, które wykraczają daleko poza koszt naprawy lub straty netto po zsumowaniu samochodu. Jednak użycie tej miary jest proste i zapewnia ogólny obraz tego, jak skuteczny jest na przykład program bezpieczeństwa floty. I ponownie – skutecznym elementem popraw tego wskaźnika jest nowoczesna telemetria, której dostawcą jest Cartrack Polska.

Dzięki zaawansowanemu programowi ECO DRIVING Cartrack Polska, na bazie przyjaznej kierowcom aplikacji Dzienny Asystent Jazdy, możemy poprzez angażująca grywalizację modelować nawyki użytkowników pojazdów w czasie i minimalizować negatywne skutki oddziaływania floty pojazdów na środowisko naturalne. Nasz program ECO DRIVINGU utrzymuje czynnik prewencyjny w czasie na bazie biznesowego konkursu i umożliwia zarządcy pojazdów kompleksową i wielopoziomową poprawę nad aspektem ekologii we flocie.

W efekcie długofalowe stosowanie usług Cartrack Polska pozwala redukować ilość emitowanych cząstek CO2, minimalizować zachowania i nawyki powszechnie uznawane za nie sprzyjające jeździe ekologicznej, a tym samym – wpływać na ekologiczny i bezpieczny profil floty. Metryki muszą mierzyć czynniki, z którymi menedżer floty może faktycznie coś zrobić, a całkowite koszty wypadków nie są wyjątkiem. Od strony technologicznej panować nad tym procesem jest najłatwiej poprzez system telemetryczny.

9 – Całkowity koszt na wypadek

Dwie różne floty mogą mieć takie same lub podobne wskaźniki wypadków na milion km, ale mają bardzo różne koszty ponoszone „per wypadek”. Rygorystyczny proces kontroli kierowców w połączeniu z rygorystyczną polityką / szkoleniem w zakresie bezpiecznej jazdy może w rzeczywistości zmniejszyć dotkliwość wypadków, gdy do nich dojdzie. Walka o zmniejszenie ilości wypadków i kolizji idzie w parze z minimalizowaniem materialnych efektów takich zdarzeń, jednak nie zawsze jest możliwa do realizowania tych elementów jednotorowo.

Jak wcześniej wspomniano, całkowite koszty związane z wypadkiem obejmują więcej niż tylko koszt naprawy pojazdu, a są to:

• Koszty naprawy.
• Odzyskanie subrogacji.
• Uszkodzenie mienia trzeciego
• Obrażenia ciała.
• Koszty odpowiedzialności.
• Wynajem zastępczy.
• Przestój w biznesie.
• Straty operacyjne.

Po zakończeniu imprezy koszty te mogą łatwo przekroczyć 10 000, a nawet 20 000 PLN lub więcej. A jeśli wiąże się to z poważną odpowiedzialnością (ranna lub śmierć osoby trzeciej), siedmiocyfrowa ugoda nie jest wykluczona. Z pewnością metryki muszą mierzyć czynniki, z którymi menedżer floty może faktycznie coś zrobić, a całkowite koszty wypadków nie są wyjątkiem.

Na przykład ustanowienie programu zarządzania wypadkami może zmniejszyć przestoje, koszty administracyjne i koszty napraw. Bezpieczne szkolenie kierowców wraz z polityką nagród / kar może pomóc zmniejszyć dotkliwość (gdy kierowcy uczą się, jak szybciej reagować), a także zmniejszyć odpowiedzialność, ponieważ wypadki podlegające opłacie są mniejsze. Ogólnie rzecz biorąc, ten wskaźnik, w odpowiednich okolicznościach (odpowiedzialność), może pomóc uniknąć pewnych znacznych kosztów.

10 – TCO a efektywność firmowej floty.

Total Cost of Ownership, lub łączne koszty użytkowania pojazdu to temat rzeka, o którym już wielokrotnie pisaliśmy. TCO obejmuje to całe spektrum kosztów stałych i zmiennych i jest wyrażone w klasycznym stosunku kosztów do wykorzystania w PLN za KM.

Chociaż kosztów cyklu życia pojazdu nie można ostatecznie określić przed sprzedażą pojazdu, te same wskaźniki powinny być monitorowane przez cały okres eksploatacji pojazdu. Jedyną zmienną jest amortyzacja – której rzeczywisty koszt jest ustalany dopiero po sprzedaży – który w okresie eksploatacji pojazdu można obliczyć na podstawie amortyzacji księgowej lub rezerwy na amortyzację leasingową.

Po zakończeniu sprzedaży wszelkie „zyski / straty” ze sprzedaży w stosunku do pozostałej wartości księgowej są po prostu odejmowane od całkowitego kosztu i ustalany jest ostateczny koszt cyklu życia. Rzeczywiście, wskaźnik kosztu cyklu życia można połączyć z kosztem wydziału na pojazd, co daje pełny obraz tego, ile kosztuje zakup, eksploatacja i zarządzanie pojazdem flotowym, co może być bardzo interesującą miarą. Życzymy powodzenia przy wprowadzaniu swoich ulepszeń i działań.

Jako Cartrack Polska, najczęściej wybierany dostawca usług telemetrycznych  w Polsce, od ponad 10 lat pomagamy w ekspansji kilku tysięcy biznesów. Optymalizujemy, wspieramy i ramię w ramię z menadżerem flot działamy, aby koszty operacyjne oraz firmowe mienie były pod jak największą analityczną kontrolą.