Zarządzanie flotą – fleet manager musi być osobą o niesamowicie rozwiniętych kompetencjach organizacyjnych, komunikacyjnych, analitycznych i projektowych. Osoba zarządzająca firmowym mieniem na co dzień boryka się z ogromnym nawałem informacji, wieloma problemami technicznymi i administracyjnymi oraz szeregiem wyzwań związanych z multidyscyplinarnym charakterem swojej profesji – od zakupów, przez negocjacje, organizację, zarządzanie, finanse po CSR.
Nie ma jednej złotej recepty na bycie efektywnym i absolutnie najlepszym menadżrem floty. Jednak z naszej perspektywy, gdy codziennie kontaktujemy się z setkami naszych kontrahentów, wiemy jak ważna jest systematyczność i determinacja. Z naszych codziennych praktyk i kontaktów postanowiliśmy wypisać kluczowe wskazówki jak poprawić swoje zawodowe osiągnięcia właśnie na polu zarządzania firmowymi pojazdami.
Działaj, nie reaguj, zwłaszcza jeśli chodzi o bezpieczeństwo Twojej floty i pracowników.
Mając na uwadze liczne czynniki rozpraszające i zagrażające bezpieczeństwu Twoich kierowców, zawsze dobrze jest wyprzedzić potencjalne problemy. Jeśli poczekasz do wypadku lub sytuacji grożącej wypadkiem, Twoja firma i pracownicy mogą słono zapłacić. Koszt zestawu głośnomówiącego, aplikacji monitorującej zachowanie kierowcy lub kamery w kabinie może wydawać się niepotrzebny, ale alternatywa zawsze będzie droższa.
Zainwestuj w samochody z zestawami głośnomówiącymi i parowaniem poprzez Bluetooth. Zasadę aktywnego, a nie proaktywnego działania stosuj wobec wszelkich obszarów ryzyka, które w ramach swojej działalności dostrzegasz. Ponieważ odpowiadasz za ruchomy majątek firmy o znacznej wartości, a od mobilności pracowników zależy płynność biznesowa, absolutnie nie możesz sobie pozwolić na odbieranie bodźców i ustawianie swojej pracy pod sygnały z zewnątrz. Bądź aktywnym kreatorem swojego otoczenia zawodowego.
Zarządzanie flotą – bądź proaktywny, rozumiejąc, co robią Twoi kierowcy, gdy nie patrzysz.
Spraw, aby zarządzanie utrzymaniem floty pojazdów było łatwe i dostępne. Ludzie są z natury leniwi. Jeśli chcesz, aby Twoi kierowcy nadążali za rutynowymi czynnościami serwisowymi i konserwacyjnymi pojazdów, musisz dokonywać przeglądów, planowania i raportowania tak łatwo, jak to tylko możliwe.
Widzieliśmy wielki tablice, odręczne notatki i foldery plików używane do utrzymywania floty zgodnie z harmonogramem. Oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania flotą z mobilnym dostępem i zautomatyzowanymi funkcjami, takimi jak przypomnienia serwisowe, jest kluczem do pomyślnego programu serwisowaina i utrzymania pojazdów.
Wszelkie czynności powtarzalne, sezonowe i epizodyczne, które i tak się wydarzą, dobrze mieć zebrane w zautomatyzowany zbiór procedur i przypomnień dla użytkowników pojazdów. Nie możesz na swojej głowie mieć trywialnego przypominania o okresowej wymianie opon czy oleju. Posiłkuj się technologią w zakresie zarządzania prostymi zadaniami i czasem kiedy tylko możesz.
Uprość zarządzanie przeglądami i serwisem, czyniąc je mobilnymi, zautomatyzowanymi i dostępnymi dla każdego, kogo chcesz w swoim zespole.
Ustal wytyczne dotyczące zakupu i utylizacji pojazdów flotowych.
Serwisowanie i mobilność jest kluczowa. Bez wytycznych dotyczących zakupów pracownicy z różnych działów i lokalizacji mogą kupować pojazdy w razie potrzeby i przechowywać je tak długo, jak uznają to za stosowne. Bez zakupów hurtowych i wglądu w odpowiedni czas/przebieg sprzedaży pojazdów Twoja firma może marnować środki finansowe.
Poświęć trochę czasu na określenie opcji pojazdu, aby spełnić wymagania Twojej floty i wprowadzić plan zakupów. Powinieneś dążyć do optymalizacji wymiany pojazdu. Dobrze napisane procedury zakupowe, przetargowe oraz bardzo dobrze spisana znajomość specyfiki pracy osób, którym pojazd się należy, to swego rodzaju przewodnik po szybkiej wymianie floty i procesach remarketingowych.
Ustal cele i oczekiwania dotyczące wydajności kierowcy.
Niektórzy z naszych klientów zachęcają kierowców do wykonywania dobrej pracy — niezależnie od tego, czy chodzi o osiąganie wysokiej efektywności paliwowej, przeprowadzanie regularnych przeglądów pojazdów, czy też o dobre osiągi. Chociaż może to nie działać dla wszystkich, zawsze powinieneś/aś motywować kierowców do tego aby ich działanie w obrębie floty sprowadzało się do większej dbałości i powierzone mienie, o bezpieczną i spokojną eksploatację pojazdu oraz bardziej proekologiczne postawy.
Na szali znajdziesz realne oszczędności – na paliwie, kosztach ubezpieczenia, kosztach odszkodowań i zdrowotnych oraz serwisowych. Dzięki monitorowaniu zachowania kierowców promowanie nawyków bezpiecznej jazdy jest jeszcze łatwiejsze. Nowoczesna telemetria pozwala wielowątkowo optymalizować i zarządzać obszarami operacyjnymi firmowego car parku dając jednocześnie kierowcom (pracownikom) bardzo intuicyjne i atrakcyjne narzędzia w postaci aplikacji mobilnych.
Twórz dla swoich kierowców praktyczne cele, aby inspirować bezpieczniejsze i bardziej odpowiedzialne nawyki jazdy. Korzystaj z rozwiązań nagradzanych i sprawdzonych, jak choćby aplikacja Cartrack Polska Dzienny Asystent Jazdy.
Zarządzanie flotą – mierz wszystko, co się strategicznie ważne dla Twojej floty.
Wskaźniki są ważne — mogą pomóc w monitorowaniu postępów, ale mogą również stać się zbiorem liczb, jeśli nie mierzą niczego użytecznego. Aby być na bieżąco z operacjami swojej floty, musisz mieć pewność, że dobrze mierzysz. W końcu, jak możesz coś ulepszyć, jeśli nie znasz punktu wyjścia? Kilka wskaźników, które dają solidny wgląd w wydajność pojazdu i ogólną wydajność floty, obejmuje koszt na kilometr, trend kosztów całkowitych i podsumowanie kosztów operacyjnych.
Innymi słowy, monitoruj i mierz konkretne dane, które mają bezpośredni wpływ na Twoją flotę.
Zarządzanie flotą – dokumentuj wszystko cyfrowo.
Porzuć foldery plików, a tym bardziej opasłe szafy z segregatorami. W świecie taniego przechowywania online nie ma wymówek, by nie wiedzieć, gdzie przechowywane są informacje o Twojej flocie. Faktury, zlecenia pracy, paragony, zdjęcia, akta pracownicze, instrukcje obsługi produktów i nie tylko można przechowywać w jednym centralnym miejscu cyfrowym i mieć do nich dostęp z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.
Czas wejść w nowoczesną erę zarządzania flotą pojazdów. Przenieś dokumenty floty do chmury i natychmiast znajdź informacje o swojej flocie. Nie bój się również korzystać z nowoczesnych aplikacji i oprogramowania, które pozwala na integrowanie danych i dokumentów z różnych miejsc. Przykładem jest aplikacja MiFleet od Cartrack Polska – to łatwe w użyciu oprogramowanie do administrowania i rejestrowania kosztów pojazdów, które efektywnie wspiera zarządzanie flotą, kierowcami i związanymi z nimi kosztami operacyjnymi oraz przekształca je w bardziej przystępne i skuteczne.
Stale edukuj się na temat postępów w branży, bądź otwarty na nowe trendy.
Branża flotowa nieustannie się zmienia — ważne jest, aby nadążyć! Dołącz do stowarzyszenia branżowego, czytaj publikacje branżowe i blogi (takie jak ten) i bądź na bieżąco z tym, co dzieje się w technologii pojazdów.
Czytając o nowej technologii, nie bój się jej adaptować. W dobie technologii i informacji wszystko, czego potrzebujesz, aby zostać ekspertem w zakresie zarządzania flotą, jest na wyciągnięcie ręki.