Niezależnie od wielkości floty Twojej firmy, ważne jest posiadanie kompleksowych zasad i procedur dotyczących floty. Dzięki solidnej polityce flotowej (polityka samochodowa w firmie wzór) stworzysz jasny obraz tego, czego oczekujesz. Co więcej, określisz również konsekwencje nieprzestrzegania polityki flotowej. Nowoczesne i skuteczne zarządzanie flotą opiera się o procedury i systemy – nie ustne umowy i w niczym nie osadzone ustalenia.
Dokładna polityka flotowa (lub polityka samochodowa w firmie) powinna zawsze koncentrować się na ostatecznym celu – bezpieczeństwie. Finalnie powinna jednak obejmować kilka różnych obszarów, w tym:
- Przypisanie pojazdu do kierowcy/pracownika
- Uprawnienia kierowcy
- Konsekwencje wykroczeń drogowych, mandatów parkingowych itp. (udział własny w szkodach oraz karach finansowych, polityka sporów)
- Procedury zarządzania awariami i ryzykiem
- Wymagana konserwacja zapobiegawcza
- Procedury naprawcze
- Użytkowanie pojazdu do celów prywatnych
- Rejestracja i oznakowanie pojazdów
- Kwestie środowiskowe, w tym ograniczenia emisji (dekarbonizacja, elektryfikacja)
- Wymagania bezpieczeństwa (użycie pasów bezpieczeństwa i telefonu komórkowego itp.)
- Odpowiedzialność pracodawcy
W niektórych przypadkach możesz opracowywać politykę samochodową w firmie „od zera” lub aktualizować istniejące, nieaktualne zasady. Niezależnie od przypadku, oto pięć najlepszych praktyk dotyczących tworzenia skutecznych zasad i procedur dotyczących floty.
1. Zrób swoje badania aby skutecznie napisać politykę samochodową w firmie.
Zacznij od skontaktowania się z innymi menedżerami floty w Twojej branży, aby dowiedzieć się, jakie są ich dobre praktyki w zakresie budowy regulaminu użytkowania pojazdu służbowego, polityki flotowej lub strategii flotowej (tak, to różne pojęcia i zdecydowanie innym charakterze i zakresie, jednak bardzo często stosowane w Polsce zamiennie). Zapytaj, czego się nauczyli, wdrażając własne zasady, a następnie zobacz, jak Twoja polityka flotowa może skorzystać z ich wkładu. Korzystaj także z zasobów internetowych, doradztwa firm outsourcingowych w zakresie zarządzania flotą lub szkoleń branżowych.
Zbierz tyle informacji z innych dokumentów i regulacji, ile uważasz, że będziesz potrzebować. Nie musisz tego wszystkiego używać, ale możesz zaoszczędzić czas i ulepszyć swoją politykę samochodową w firmie wzór. Pamiętaj, że zrobisz to zapożyczając zapisy, które sprawdziły się już u innych. Zacznij pisanie polityki samochodowej w firmie od zebrania informacji – np. od znalezienie w sieci wzorów tego dokumentu.
2. Poproś o dane wejściowe przy tworzeniu polityki samochodowej w firmie.
Gdy zaczniesz tworzyć zarys tego, co należy uwzględnić w polityce flotowej, porozmawiaj z jak największą liczbą osób w Twojej firmie. Poproś wkład i wsparcie z inne działy, zwłaszcza, że wpłynie to na wszystkich pracowników — w tym kierownictwo wykonawcze.
Uzyskiwanie informacji z innych działów gwarantuje, że polityka samochodowa w firmie wzór obejmuje wszystkie sytuacje i obawy organizacji. Po drugie jest to także pomocne przy uzyskaniu akceptacji i udziału każdego działu. Zrozumienie ich konkretnych obaw, wyzwań i opinii może pomóc w opracowaniu bardziej kompleksowej polityki flotowej. Pod koniec tego procesu powinieneś mieć obszerny przegląd tego, co należy uwzględnić.
3. Zawęź je i wypisz. Sztuka pisania polityki samochodowej w firmie.
Biorąc pod uwagę wszystkie te informacje stwórz szczegółowy zarys dokumentu (wzór polityki samochodowej w firmie). Mając wdrożone ramy, możesz zacząć sprawdzać, jakie informacje są najbardziej potrzebne. Dalej możesz sprawdzić co należy wyjaśnić i jakie istniejące procedury należy całkowicie wyeliminować. Chcesz, aby polityka flotowa była wyczerpująca, ale nie powtarzalna, a także aby była łatwa do zrozumienia.
Pamiętaj, aby używać prostego języka, który jest łatwy do zrozumienia i określa, jakie konsekwencje wynikną z nieprzestrzegania zasad. Napisz politykę flotową z myślą o użytkowniku końcowym (kierowcy) i unikaj używania żargonu branżowego, który może być mylący lub mylący.
4. Daj czas na rewizje i recenzję dokumentu.
Zanim Twoja polityka samochodowa w firmie wzór będzie gotowa do wdrożenia, trzeba ją dokładnie sprawdzić. Zacznij od poproszenia prawnika (lub działu prawnego) o dokładne zapoznanie się z nim. Trzeba tak zrobić aby upewnić się, że nie ma żadnych potencjalnych problemów prawnych. Po przejściu kontroli prawnej poproś przełożonych, menedżerów i, w stosownych przypadkach, przedstawicieli związków zawodowych o zapoznanie się z polityką. Rozwiązuj wszelkie zgłaszane przez nich obawy, aby zapewnić większy udział i wsparcie, gdy nadejdzie czas na wdrożenie polityki. Pamiętaj również o departamencie HR i handlowym aby zaopiniowali ten dokument. Finalnie, wszak wpłynie on nie tylko na poziom bezpieczeństwa, ale i na efektywność wielu pracowników.
Na koniec poproś kolegę/koleżankę o pomoc w sprawdzeniu całej polityki samochodowej przed przekazaniem jej kierownictwu wyższego szczebla do zatwierdzenia. Ocena wzoru dokumentu polityki samochodowej w firmie pozwoli Ci zaoszczędzić czas na poprawkach w przyszłości.
5. Rozpowszechniaj i wdrażaj politykę samochodową w firmie.
Pamiętaj, że nie ma znaczenia jak dobre są zasady i procedury Twojej floty jeżeli nie będzie opcji skutecznego ich wdrożenia. Upewnij się, że uzyskałeś wszystkie odpowiednie zgody wymagane przez Twoją firmę. Następnie sporządź listę wszystkich pracowników, których należy poinformować o polityce. Może to obejmować, ale nie ograniczać się do kierowców. Finalnie polityka flotowa może dotyczyć też personelu działu zasobów ludzkich, wyższej kadry kierowniczej, zarządzania prawnego i zarządzania ryzykiem.
Zdecyduj się na najlepszą metodę rozpowszechniania swojej polityki flotowej; czy zostanie wydrukowana? Dostępna w intranecie Twojej firmy? Dostarczona jako plik PDF na e-mail? Stwórz plan informowania pracowników o nowej polityce flotowej. Pamiętaj aby współpracować również z kierownikami działów, aby opracować sposób potwierdzenia, że pracownicy otrzymali, przeczytali i zrozumieli politykę. Może to oznaczać dołączenie formularza do podpisania i zwrotu do przełożonego.
Zarządzanie flotą – nie bój się planować w przyszłość.
Mogą pojawić się pytania, które nie zostały uwzględnione w nowej polityce flotowej. Zatem zawsze upewnij się, że polityka zawiera informacje o tym, z kim pracownicy powinni się kontaktować, jeśli mają bieżące pytania. Wskazane jest również, aby mieć plan aktualizacji polityki w razie potrzeby, co pozwoli Ci nadążyć za zmieniającym się krajobrazem transportu.
Aktualna, konkretna polityka floty pomoże Ci stworzyć kulturę zgodnych kierowców którzy wiedzą, czego się od nich oczekuje. Taka polityka samochodowa w firmie zapewni, że masz system, który pomoże im sprostać wszelkim wyzwaniom, przed którymi stoją.
Po ustaleniu polityki i procedur upewnij się, że Twoi kierowcy zachowują zgodność przy użyciu zaawansowanego monitoringu GPS dla flot. Cartrack Polska od ponad 14 lat zapewnia autorskie i skalowalne rozwiązania. Systemy te które wspierają menadżerów flot w realizacji ambitnych projektów z zakresu finansów, bezpieczeństwa, operacji i ekologii we flotach.
Wypełnij poniższy formularza aby dowiedzieć się więcej o systemie GPS Cartrack dla flot: