Karta paliwowa do floty – jak wybrać?

Karta paliwowa do floty umożliwia firmom obniżenie i kontrolę wysokich kosztów paliwa, które stanowią od 60 do nawet 75% wszystkich wydatków związanych z pojazdami firmowymi.

Kart paliwowe dostarczają kluczowych danych transakcyjnych, które pomagają opowiedzieć historię biznesową. Programy kart paliwowych skutecznie regulują wydatki i zapobiegają oszustwom, od ograniczania kierowców do określonych lokalizacji z najlepszą ceną, ostrzegania, gdy kierowcy pompują droższe paliwa, a także wyświetlania liczby zatankowanych litrów w stosunku do pojemności zbiornika.

Znalezienie najlepszego dostawcy nie polega na znalezieniu takiego, który najwięcej trafi do Twojego portfela. Chodzi o znalezienie odpowiedniego rozwiązania dla Twojej firmy i takiego, które może rozwiązać Twoje wyzwania biznesowe. Jak znaleźć najlepszego dostawcę kart paliwowych flotowych składa się z dwóch podstawowych kroków:

1. Zrozumienie wyzwań biznesowych, aby określić wymagania dotyczące funkcji i rodzaju rozwiązania jakiego potrzebujesz.
2. Znalezienie dostawcy, który odpowiada na te potrzeby i jest odpowiedni dla Twojej firmy.

Zrozumienie wymagań dotyczących karty paliwowej floty we flocie.

Znajomość odpowiedzi na poniższe pytania zapewni dokładniejszą listę wymagań, gdy zaczniesz wybierać dostawcę kart paliwowych dla floty:

• Który zasób jest ważniejszy do śledzenia – pojazd czy pracownik?
• Czy wszyscy pracownicy będą potrzebować karty paliwowej?
• Gdzie często podróżują Twoi kierowcy?
• Jakiego poziomu bezpieczeństwa wymaga Twoja firma?
• Czy obecnie korzystasz z systemu monitoringu GPS i czy ważne jest, aby zintegrować te dane z systemem kart paliwowych?
• Czy planujesz ograniczyć zakupy paliwa lub zezwolić na różne zakupy, takie jak artykuły w sklepie?
• Jakie cele wydajności chcesz osiągnąć za pomocą systemu kart paliwowych? Czyli np. obniżyć koszty paliwa o 30%.
• Jakiego poziomu obsługi klienta i wsparcia technicznego oczekujesz?
• Pamiętaj o tych odpowiedziach, gdy zaczniesz szukać potencjalnego dostawcy kart paliwowych.

Karta paliwowa do floty – jak określić najlepszego dostawcę?

Chociaż floty mogą być z zewnątrz podobne, nie wszystkie są tworzone jednakowo. Każda firma z mobilną siłą roboczą stoi przed wyjątkowymi wyzwaniami. Rozwiązanie, które sprawdza się w jednym przypadku biznesowym, może nie być najlepszą opcją dla innego.

Kluczowym elementem przy określaniu najlepszego dostawcy kart paliwowych dla floty jest poznanie sposobu działania podstawowych elementów systemu dostawcy. Funkcje te obejmują akceptację witryny dostawcy, kontrolę kart, elastyczność przypisywania kart oraz sposób działania ich zespołów obsługi klienta i wsparcia technicznego. Następnie możesz porównać te informacje z odpowiedziami na powyższe pytania, aby określić, która z nich odpowiada potrzebom Twojej firmy. Najlepiej zacząć od tych podstawowych aspektów, zanim przejdziesz do bardziej niezawodnych funkcji i wymagań.

Niektórzy dostawcy oferują tylko podstawowe dane transakcji, takie jak sygnatura czasowa i lokalizacja zakupu. Możesz potrzebować bardziej rozbudowanego pakietu oprogramowania i raportowania z bardziej dogłębną analizą transakcji paliwowych w oparciu o Twoje potrzeby biznesowe. Wszelkiego rodzaju blokady, dywersyfikacje funkcji są zależne od bieżących i planowanych potrzeb Twojej firmy.

Wreszcie, powinieneś współpracować z zaufanym dostawcą kart paliwowych, który oferuje oczekiwany poziom usług . Sprawdź procesy obsługi klienta i wsparcia technicznego dostawcy, prosząc o referencje lub przeprowadzając pilotaż, aby znaleźć najlepsze dopasowanie. Nie skupiaj się na cenie – to rada dotycząca każdego wyboru dostawcy, ponieważ kontraktem wiążesz się na wiele lat, co finalnie może skończyć się niskimi fakturami, ale niezwykle źle poukładanymi procesami wewnątrz firmy.

Karta paliwowa do floty – pytania, które należy zadać potencjalnym dostawcom kart paliwowych dla flot.

Aby pomóc Ci rozpocząć, eksperci od kart paliwowych przedstawili następującą listę pytań, które należy zadać potencjalnym dostawcom:

Jaki jest Twój średni zwrot z inwestycji (ROI), jaki uzyskują Twoi klienci w przypadku firmy takiej jak moja? (Dowiedz się sam, jaki jest średni lub oczekiwany zwrot z inwestycji w firmie w Twojej branży z taką samą liczbą kierowców i pojazdów).

Czy oferujesz swoim klientom dedykowane zarządzanie kontem? (jeśli obsługa klienta jest dla Ciebie kluczowa, dowiedz się, jak działa proces onboardingu. Czy istnieje dedykowany zasób do ciągłego szkolenia i ktoś, z kim można się kontaktować w przypadku pytań?).

Jak często aktualizujesz swoje oprogramowanie za pomocą nowej technologii? Czy Twoi klienci ponoszą koszty tych uaktualnień? Czy masz własny zespół programistów, czy jest on zlecony na zewnątrz? (dostawcy kart paliwowych dla flot, którzy dbają o najnowszą technologię, zmodernizują swoje systemy, aby klienci mogli z nich skorzystać. Dostawcy z wewnętrznymi zespołami programistycznymi zazwyczaj wdrażają te nowe elementy technologii znacznie szybciej niż inni, którzy zlecają rozwój na zewnątrz).

Czy integrujesz się z oprogramowaniem do monitoringu pojazdów GPS? (Jeśli obecnie korzystasz z oprogramowania monitoringu GPS pojazdów, możesz mieć ograniczone opcje kart paliwowych, jeśli niektórzy dostawcy nie zintegrują się z platformą. Jeśli nie wdrożyłeś systemu monitoringu GPS, dowiedz się, kto integruje się z potencjalnym dostawcą kart paliwowych, którego wdrażasz. Monitoring GPS Cartrack Polska to rozwiązanie BIG DATA – bez problemu zintegrujemy się z Twoim dostawcą usług kart paliwowych i połączymy w jeden wielki system raportowania wiele elementów).

Czy możesz podać listę danych, które przechwytuje Twoja karta paliwowa? (jeśli są to dane wyższego poziomu, takie jak opis produktu, łączna liczba zakupionych litrów i cena za litr paliwa, są niezbędne do uchwycenia potrzeb Twojej firmy, dowiedz się, co dostawca może, a czego nie może wyświetlić w raportach).

Jaki poziom ograniczeń oferujecie na karcie paliwowej? (aby uzyskać większą kontrolę nad wydatkami na paliwo, dowiedz się, jaki rodzaj autoryzacji kontroluje oferty dostawcy. Niektóre kategorie, takie jak typ produktu, łączna wydana kwota lub czas zakupu, są krytycznymi ograniczeniami wysokiego poziomu. Jak tego typu ograniczenia działają na ich platformie?

Jakiego rodzaju raporty oferujesz i jakie informacje zawierają? (niezbędna będzie wiedza o tym, jakie typy raportów można skonfigurować do dystrybucji tygodniowej i miesięcznej oraz zapewnić dostarczanie do odpowiednich osób do przeglądu).

Czy system kart paliwowych Twojej floty zapewnia powiadomienia o zakupie? (dowiedz się, czy możesz ostrzec siebie, gdy przechodzą zakupy powyżej określonej kwoty i jakie inne odpowiednie alerty są dostępne. Skup się tutaj na krytycznych sytuacjach finansowych, wliczając w to kradzież pojazdu z kartą).

Czy karta paliwowa obejmuje sieć własną? (dowiedz się, czy karta może być używana w dowolnym miejscu tankowania, czy tylko u określonych dostawców tankowania. Czy kontrola zakupów jest ustawiona na poziomie produktu lub sprzedawcy? Jeśli masz ograniczenia dotyczące różnych zakupów lub zakupów w sklepie, ważne jest, aby dowiedzieć się, jak działa proces ich konfigurowania).

Jak szeroki jest obszar działania sieci stacji paliw Twojego dostawcy karty paliwowej? (upewnij się, że Twoi pracownicy będą mieli nieskrępowany dostęp do stacji paliw w obszarach swojej największej aktywności).

Pamiętaj, że aby kompleksowo podejść do optymalizacji kosztów należy miksować systemy i możliwości najlepszych dostawców oraz upewnić się, że mogą się ze sobą integrować. Karta paliwowa do floty – zwróć uwagę na nowoczesny system monitoringu Cartrack Polska, który dynamizuje i optymalizuje działanie Twojego biznesu, a ponadto z łatwością będzie analizował dane od operatora karty paliwowej.