Jak ewidencjonować kilometry służbowe i prywatne – dokumentacja.

Jak ewidencjonować kilometry służbowe i prywatne – kilometry służbowe i prywatne, czyli jak zabezpieczyć się przed kontrolą skarbową w kontekście prowadzenia kilometrówek pracowników użytkujących firmowe mienie? Jak podatkowo rozliczać kilometry, i jakich systemów używać aby zautomatyzować proces?

To pytania, które w świetle już wznowionych kontroli Urzędów Skarbowych są jak najbardziej uzasadnione, a sama kontrola, budzi często bardzo duże obawy. Co więcej, wobec otrzymanych z Urzędów Gmin oraz Polskiego Funduszu Rozwoju dopłat w ramach tzw. Tarczy Antykryzysowej wiele biznesów jest zaniepokojonych, że otrzymane środki będą kolejnym argumentem do losowej kontroli.

Wpompowane w polską gospodarkę miliardy złotych zachwieją budżetem Państwa. To pewne. Rząd, szukając stabilizacji i miejsc na odzyskanie części tych środków, będzie mocniej dokręcał śrubę w kontekście bezwzględnego egzekwowania przepisów podatkowych. Kontrole US będą z pewnością powszechniejsze i bardziej wnikliwie. Firmowa flota, jako miejsce powstawania dużych firmowych kosztów, jest przestrzenią, która może znaleźć się na kontrolnym celowniku skarbówki. Jedną z podstawowych i kluczowych spraw jest prowadzenie ewidencji pracy pojazdów oraz odpowiednie rozliczanie kilometrów prywatnych i służbowych wobec obowiązujących przepisów skarbowych.  

Powszechne jest stosowanie samochodów firmowych do celów prywatnych. Oczywiście, to zjawisko jest realizowane w mniejszym lub większych kilometrażowo wymiarze, jednak co do zasady – jest obecne w każdej flocie. Pracownik użytkujący auto służbowe do celów prywatnych otrzymuje od firmy świadczenie nieodpłatne. Wartość tego świadczenia jednak podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym ponieważ dla użytkownika/pracownika stanowi ono jego przychód. Ten przychód powinien być doliczony do kwoty pozostałego przychodu (wynagrodzenie, premia, bonusy, inne świadczenia nieodpłatne) i od tej wartości winna być opłacona składka do ZUSu. Co również szalenie istotne, w ramach firmowej car policy, należy uwzględnić zapisy dotyczące paliwa zużywanego w czasie użytkowania auta w czasie prywatnym. Popularne i polecane są notacje, które mówią, że koszty paliwa leży w tym przypadku w 100% po stronie pracownika. Gdy ten zapis jest inny, lub go po prostu nie ma, spalanie firmowego paliwa w czasie jazdy prywatnej również musi być doliczone do przychodu pracownika, i oczywiście opodatkowane zgodnie z obowiązującymi stawkami.

Gdy posiadamy w firmowej flocie, w ramach wynajmu długoterminowego pojazdy (zarówno w opcji zwykłej w ramach short-term-rental, mid-term-rental czy long-term-rental, jak i  w wariancie FSL), i chcemy odliczać 100% VATu jako koszty uzyskania przychodu konieczne jest zgłoszenie pojazdu do US (VAT-26), posiadanie regulaminu użytkowania takowej ruchomości oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli więc decydujemy się na tą coraz popularniejszą metodę finansowania i rozliczania aut we flocie (wg. PZWLP wynajem długoterminowy wybierany jest już przez ponad 26% firm – dane za Q1 2020), musimy zadbać o pełną fiskalną dokumentację działania tego auta w strukturach firmy.  Jeżeli takiej ewidencji prowadzić nie będziemy wtedy do KUP możemy zaliczyć 75% kosztów kwalifikowanych z tytułu użytkowania danego pojazdu. Są to więc spore różnice, a gdy auta są mocno eksploatowane, tankowane kilka razy w tygodniu, dochodzą do tego też choćby takie koszty jak: serwis, ubezpieczenie, wymiana i przechowywanie opon, płyny eksploatacyjne, opłaty drogowe, opłaty abonamentowe z tytułu posiadania dobrego monitoringu pojazdów. Gdy TCO (Total Cost of Ownership – łączne koszty posiadania) auta w cyklu życia we flocie średnio wynoszą 100 000 złotych, 25% to kwota o którą trzeba powalczyć (mowa o średnim czasie 3-4 lat).  

Przeczytaj materiał o różnych formach finansowania aby dowiedzieć się więcej.

Jak zatem prowadzić dokumentację i kilometrówkę aut we flocie? Przede wszystkim należy pamiętać aby gromadzone dane przechowywać przez okres 5 lat – tyle od nas wymaga Urząd Skarbowy. Dokumenty musza być czytelne i przechowywane w bezpiecznym miejscu (tzw. że dostęp do nich mają jedynie uprawione osoby).

Każda kilometrówka musi posiadać takie informacje jak: numer rejestracyjny pojazdu którego dotyczy, model oraz markę pojazdu, datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenie ewidencji, stan licznika pojazdu na początku i na końcu każdego okresu rozliczeniowego, wpis osoby kierującej danym pojazdem zawierający takie informacje jak; numer wpisu, data i cel wyjazdu, miejsce startu i punkt docelowy każdej podróży, liczbę pokonanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej. To absolutna baza z punktu widzenia organów kontrolnych, jednak dla celów analitycznych każda firma może wprowadzić dodatkowe parametry, które chce agregować.

Jak zatem dobrze realizować obowiązek ewidencyjny mając kilka… kilkanaście, nie mówiąc już o kilkudziesięciu pojazdach? Kilometry służbowe i prywatne można odpowiednio kontrolować i ewidencjonować. Przecież nikt, w dobie digitalizacji, nie będzie nam wypełniał kart pojazdu ręcznie, nikt nie będzie chował i gromadził przepastnych segregatorów z wydrukowanymi kilometrówkami. Prawda? Przy tak archaicznym podejściu do kilometrówek bardzo łatwo o nieścisłości w ilości pokonywanych kilometrów, czy rozbieżności w wykazie kilometrów prywatnych. Brak jest też w tym przypadku elementu nadzoru nad pracownikami, którzy wykonując swoje zadania w pośpiechu mogą nie mieć już ochoty na staranne wypełnianie kolejnych zestawień, rubryk, raportów. Urząd Skarbowy nie będzie pobłażliwy, a argumenty o ludzkim błędzie na pewno nie będą akceptowalne w wypadku kontroli.

Możesz poszukać w sieci przykładów kilometrówek, albo możesz zrobić to jak należy i zautomatyzować oraz zdygitalizować cały proces. Wystarczy, że zainwestujesz w wysokiej klasy system monitoringu pojazdów, który pozwoli Ci w 100% lokalizować pojazdy, sprawdzać godziny jazd, weryfikować i planować trasy oraz identyfikować za pomocą specjalnego Systemy Identyfikacji Kierowców, np. w oparciu o budżetowe rozwiązanie jakim są pastylki dallas, lub za pomocą kart zbliżeniowych oraz innych pojawiających się na rynku technologii. Taki system pozwala również wyznaczać geostrefy, czyli konkretne pola działania pracowników wraz z ustawieniami powiadomień czy alertów. To ewidencja na miarę XXI wieku!

Dane przechowywane w chmurze są absolutnie bezpieczne i cały czas dostępne dla uprawnionych osób. System monitoringu Cartrack pozwala ponadto czuwać nad stylem jazdy i efektywnością wykonywanych przez naszych pracowników działań. Dostęp do kilkudziesięciu raportów za pomocą jednego kliknięcia pozwala generować wielowątkowe zestawienia, analizy i prezentować dane, w sposób umożliwiający optymalizację kosztów. Nie ma tutaj miejsca na ręczne wypełnianie druków – jest wolność prawdziwego nadrzędnego zarządzania. Zawierzenie nowoczesnej technologii to dobry krok – Cartrack Polska to najczęściej wybierana firma telemetryczna w Polsce.

W dobie światowej epidemii, oraz wieloletnich skutków tego czasu zmian, należy przede wszystkim zabezpieczyć firmowy car park, firmę oraz pracowników, przed kolejnymi kryzysami. Zadaniem fleet managera jest zapewnienie bezwzględnej mobilności, dbanie o tworzenie i przestrzeganie procedur i kontrola nad kosztogennością floty. Samodzielne realizowanie wszystkich tych zadań, bez wsparcia nowoczesnej technologii, bywa ekstremalnie utrudnione.

Dlatego trzeba już teraz podjąć działania inwestycyjne w systemy telemetryczne, które nie tylko pozwolą nam przejść przez kontrolę skarbową we flocie, ale dadzą dodatkową moc do jeszcze lepszego i bardziej wnikliwego nią zarządzania.

System Cartrack obejmuje bardzo rozbudowany wachlarz produktów, który pozwala zarządzać trasami, szkodowością, czasem jazdy i daje wolność do strategicznego planowania, a nie nieustannego siedzenia w dokumentach, czy zbierania danych z wielu obszarów, aby wyprodukować jakieś pilne zestawienie „na Zarząd”. Cartrack obejmuje parasolem ochronnym każdą flotę do której jest zapraszany, a to zobowiązanie obejmuje dedykowanego doradcę, centrum monitoringu 24/7/365, zespoły mobilnych serwisantów i techników operujące na terenie całego kraju, BOK gwarantujące błyskawiczne rozwiązanie każdego problemu, nieodpłatny dostęp do ogromnej biblioteki raportów oraz nieustanne wsparcie analityczne i merytoryczne. To dużo więcej niż potrzeba aby zabezpieczyć swój interes w razie kontroli skarbowej, ale i konieczne aby w obecnych czasach móc dobrze realizować fachowe obowiązki fleet managera.

Cartrack Polska został ponadto wyróżniony nagrodą za najlepszy produkt/usługę flotową w 2020 roku w ramach najważniejszego flotowego plebiscytu w Polsce – Fleet Derby, organizowanym od dekady projekcie branżowego magazynu FLEET. Ponad 170 000 oddanych głosów sprawiło, że w kategorii „program wspierający bezpieczeństwo w ruchu drogowym” produkt Cartrack Ecodriving nie miał sobie równych. To pokazuje nie tylko naszą mocną pozycję na rynku, ale i zaufanie ze strony Klientów oraz Kontrahentów. Korzystając z dobrych i nagradzanych narzędzi telemetrycznych musimy wiedzieć, za co płacimy i koncentrować się wielowątkowych potrzebach firmowej floty, wybierając system uniwersalny, bardzo dobrze wspierany, nieustannie doskonalony i na taki, na który najczęściej w Polsce decydują się zarządcy flot.

---