Wiosenny lockdown postawił menadżerów flot przed bardzo wieloma nowymi wyzwaniami. Niespotykana do tej pory sytuacja wymagała bardzo wielu nowych procedur i zmian w funkcjonowaniu firm, w dużej mierze dotykając również operacyjnego funkcjonowania firmowych flot.
Koronawirus w Polsce, a lockdown – sytuacja i dane.
Sytuacja epidemiologiczna w Polsce na koniec października 2020 jest zła. Średni dobowy przyrost osób z pozytywnym wynikiem testu na COVID-19 pozostaje na poziomie kilkunastu tysięcy dziennie. Na kwarantannie przebywa już prawie pół miliona Polaków, a kilkanaście tysięcy wymaga stałej opieki lekarskiej, przebywając na specjalnych oddziałach szpitalnych. Zamykanie kolejnych dziedzin życia społecznego (lockdown) i gospodarczego, oraz nakładanie kolejnych ograniczeń w funkcjonowaniu grup społecznych, jest bardzo mocnym sygnałem ostrzegawczym przed kolejnymi potencjalnymi ograniczeniami ratującymi zdrowie i życie ludzi. Decyzje Rządu nie pozostają bez wpływu na “tu i teraz” wielu przedsiębiorców, którzy ponownie z dnia na dzień muszą wykazać się innowacyjnością, kreatywnością i zaradnością.
2020 roku. Stan na 26.10.2020.
Koronawirus w Europie – sytuacja i dane.
Nie tylko Polska, ale i cała Europa, boryka się z dramatyczną sytuacją spowodowaną wykładniczym wzrostem zachorowań na koronawirusa. Republika Czeska i Irlandia wprowadzają drugie zamknięcie gospodarki wobec wymykającej się z pod kontroli liczby zachorowań. Słowacja w 2 tygodnie testuje wszystkich swoich obywateli na obecność COVID-19 i wprowadza ogromne restrykcje w przemieszczaniu się. We Francji i Hiszpani wprowadzono godzinę policyjną, a premier Wielkiej Brytanii coraz śmielej wypowiada się nad wprowadzeniem III poziomu restrykcji, który obowiązuje już w metropolitalnym obszarze Londynu i Manchesteru, co oznacza praktycznie całościową izolację. Na Starym Kontynencie już 2 kraje przekroczyły próg 1 miliona zarażonych osób od początku 2020 roku (Francja i Hiszpania), a w perspektywie kolejnych 2-3 tygodni do tego grona dołączy Wielka Brytania i Włochy.
Drugi lockdown.
Tak złe wiadomości, pomimo politycznych zapewnień, wymagają od przedsiębiorców przygotowania się na lockdown 2.0. Planowanie, prewencja i przygotowanie to obecnie kluczowe działania, jakie każdy biznes może podjąć niezależnie od deklaracji Rządu, które często bywają niezwykle płynne wobec dynamicznej sytuacji epidemicznej. Jakie obecnie podjąć działania w obrębie floty samochodowej aby zrewidować, zaktualizować i wdrożyć zawczasu odpowiednie procedury? Oto nasze rady w tym zakresie:
– kontakt z Partnerami Biznesowymi w celu zaktualizowania faktycznych możliwości wsparcia w sytuacjach bardziej kryzysowych od obecnej: już teraz zalecamy kontakt z firmami, od których zależy wsparcie infrastrukturalne i technologiczne procesów biznesowych w Waszej firmie. Upewnijcie się, że są przygotowani na kolejne rygory, że zapewnią Wam ciągłość dostaw, obsługi i wsparcia. Dopytajcie się w jakim trybie obecnie pracują i jakie wdrożyli procedury na wypadek sytuacji awaryjnych. Miejcie pełne spektrum działań firm, od których zależy operacyjna sprawność firmowej floty – to kluczowe. Taki audyt pozwoli Wam również zaobserwować inne praktyki, jakie polskie przedsiębiorstwa stosują w obecnej sytuacji i być może – wdrożyć je u siebie. Warto obecnie dużo rozmawiać i pogłębiać relacje biznesowe, ponieważ kontakt bezpośredni jest i będzie jeszcze długo utrudniony.
– odpowiednie przygotowanie formalno-prawne polityki flotowej: zmniejszenie korzystania z pojazdów, spadki przebiegów, ekwiwalent finansowy za rezygnację z pojazdu firmowego, kwestie związane z dezynfekcją i utrzymaniem pojazdu w trudniejszych czasach epidemii – wszystkie te nowe aspekty tematyczne należy odpowiednio sformalizować, rozpisać i zawrzeć w polityce flotowej. Dokument ten jest nieustannie żywą formą, którą trzeba rewidować i dopasowywać do zmiennych warunków biznesowych. Światowa epidemia koronawirusa to okazja, nie tylko do ujęcia w car policy nowych zapisów i wytycznych, ale dobry moment do przeanalizowania całego dokumentu. Pamiętajmy, że dobrze napisania polityka flotowa chroni interesy pracownika i pracodawcy, reguluje i strukturyzuje wszelkie działania wynikające z użytkowania firmowego mienia. Dbajmy o ten dokument również mocno co o naszych pracowników i samochody.
– procedury dezynfekcji pojazdów: w przypadku gdy Twoja flota „parkuje” w jednym miejscu, lub takich określonych punktów zbiorczych jest kilka, warto wdrożyć regularne procedury dezynfekcyjne i jonizujące pojazdy. Dla poczucia komfortu i bezpieczeństwa pracowników należy zweryfikować rynek takich usług i podjąć decyzje o zasadności wdrożenia takiego rozwiązania. W przypadku gdy Twój car park zawiera auta pullowe – takie działanie jest bezwzględnie wymagane.
– testowanie pracowników: warto uzgodnić z Zarządem oraz departamentem księgowości politykę testów na obecność koronawirusa w zakresie ich współfinansowania. Jasne wytyczne oraz deklaracje pracodawcy w tym zakresie, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z osobami dużo podróżującymi, na pewno spotkają się z pozytywną reakcją. Im więcej niewiadomych i pytań zyska wytłumaczenie i proceduralny rygor zawczasu, tym mniej domysłów i poczucia zagrożenia ze strony pracownika. Jako menadżer floty powinieneś/powinnaś czynnie włączyć się w budowanie dobrego samopoczucia użytkowników pojazdów, ponieważ to przekłada się w rzeczywisty sposób na jakość kontaktów i realizowanych zadań.
– środki ochrony bezpośredniej dla pracowników: zrób zapasy, zabezpiecz odpowiednią ilość materiałów ochronnych dla każdego pracownika, tak aby minimalizować jego poczucie zagrożenia w ramach podróży słuchowych i wyjazdów niezbędnych do realizowania obowiązków służbowych. Inwestycje należy poczynić już teraz, aby w gorszych sytuacjach nie narażać się na absurdalne ceny i braki magazynowe. Zdrowie i życie pracowników jest priorytetem, dlatego trzeba zbadać rynek pod kątem przyłbic ochronnych, maseczek firmowych (może warto stworzyć firmowe, profesjonalne wzory), rękawiczek, płynów dezynfekujących.
– procedury na wypadek kwarantanny oraz konieczności leczenia szpitalnego (różnego poziomy nieobecności): po wiosennych doświadczeniach warto doszlifować procesy na wypadek wyłączenia pracowników z możliwości świadczenia stosunku pracy z uwagi na stan zdrowia. Kwestia wynagrodzenia, opieki nad klientami, płynności procesów obsługowych i wywiązywania się z umów z Kontrahentami musi być spisana i wdrożona. Ryzyko wystąpienia sytuacji awaryjnych, wraz ze wzrostem liczby zarażonych ludzi oraz jednostek przebywających na kwarantannie, wzrasta z każdym dniem. Gdy zajdzie taka potrzeba dobrze jest mieć przygotowane scenariusze, które pozwolą biznesowi płynnie działać, nie powodując roszczeń Partnerów Biznesowych.
– procedury pomocowe dla rodziny na wypadek choroby lub kwarantanny naszego pracownika: wraz z departamentem HR oraz prawnym zastanów się jakie instrukcje działania w zakresie kooperacji z firmą i realizacji służbowych obowiązków ma realizować pracowników. Stwórzcie jasne procedury informowania pracodawcy o kwarantannie, spis wymaganych dokumentów oraz wszelkie osoby mające być w danej sytuacji stosownie poinformowane. Szybkość i sprawność działania musi być w tym zakresie bezwzględna. Im lepiej ustrukturyzujesz działania oraz ich ewidencjowanie, tym sprawniej będziesz mógł/mogła zarządzać informacjami i orientować się w dynamice sytuacji. Warto zbudować również ogólny dokument pozwalający pracownikom lepiej realizować zadania w konkretnych wypadkach. To ułatwi pracę i zmniejszy potencjalny chaos i irytację.
– procedury wsparcia psychologicznego i zdrowotnego: samopoczucie i zdrowie naszych pracowników musi być priorytetem. Dlatego oprócz oczywistych działań jak maseczki, rękawice czy płyn do dezynfekcji można podnieść moralne w sposób mniej książkowy, a CSRowo również nośny. Zachęcamy do sprawdzenia możliwość poradni psychologicznych, które zdalnie mogą świadczyć usługi dla naszego personelu, otaczając go profesjonalną opieką i możliwością wsparcia. Sama świadomość takiej opcji, już będzie dla ludzi pozytywnym bodźcem. Zadbajmy również o zdrowie żywienie dając przemyślane wsparcie/dofinansowanie do zakupu warzyw/owoców/soków dla ludzi profesjonalnie związanych z naszą firmą. Profilaktyka, proaktywne działanie i wsparcie na poziomie głębokiej empatii zdecydowanie są zrachowaniami pożądanymi od pracodawców w tym trudnym okresie.
– dostęp do informacji: pracownicy mogą czuć się zagubieni i niepewni swojej przyszłości w strukturach firmy. Znając sytuację poszczególnych branż i gospodarki jedynie z mediów mogą tworzyć spekulacje i plotki na temat biznesu, który sami współtworzą. Ważne jest aby opracować przy współudziale wielu komórek firmowych sposób regularnego informowania pracowników o planach, działaniach i decyzjach w firmie. Dzięki temu, będąc nawet fizycznie nieobecnymi w biurach, pracownicy będą czuli więź z przedsiębiorstwem i odczuwać będą większy komfort psychiczny w tym zakresie.
Zarządzanie ryzykiem w czasach epidemii.
Najbardziej doradzamy to nie podejmowanie decyzji pod wpływem impulsu i emocji. W Polsce w ostatnich tygodniach bardzo dużo się dzieje, również w sferze niepokoi społecznych wywołanych innymi działaniami, aniżeli koronawirus. Skala negatywnych emocji jest niezwykle rozbudowana i z pewnością dotyka naszych pracowników, przełożonych, przyjaciół i rodziny. W tym roku żyjemy nieustannie w procesie ustawicznej zmiany, niepewności i zagrożenia. Decyzje podejmowanie w zakresie floty firmowej będą kolejnym elementem procesu modelowania zastanej rzeczywistości zawodowej, powodując podświadomie kolejne negatywne bodźce dla pracowników. Zadbajmy przede wszystkim o bardzo wnikliwe analizy skutków podejmowanych i rekomendowanych działań. Absolutnie kluczowa jest również forma komunikowania tychże zmian użytkownikom pojazdów służbowych – lakoniczna notatka służbowa, lub bardzo formalny mail do całej firmy, na pewno nie będą pozytywnie odebranym formatem. Nadzwyczajna sytuacja wymaga nadzwyczajnych środków – stosuj rozważnie uprawnienia menadżera floty, zadbaj o bezpieczeństwo fizyczne i psychiczne swoich pracowników już dzisiaj, na wypadek gdy kolejne tygodnie i miesiące przyjdzie nam pracować i żyć w jeszcze większej izolacji niż ostatnio. Powodzenia!