Jak napisać politykę flotową?

Jak napisać politykę flotową – każde przedsiębiorstwo jest inne, każda branża jest specyficzna, każdy biznes ma swoje unikalne DNA i model realizowania celów. Nie ma jednego i gotowego scenariusza tworzenia najważniejszego dokumentu floty samochodowej, którym jest polityka flotowa. Bez pogłębionej analizy i wnikliwego poznania detali firmy, próby przeszczepienia tego dokumentu z innej firmy są po prostu błędnym założeniem.

Jako Cartrack Polska dysponujemy zespołem analityków, który nie tylko pomaga wykorzystać nasz system telemetrii w 100%, ale i służy pomocą i wsparciem merytorycznym w codziennych wyzwaniach menadżera floty. Polityka flotowa dostosowuje, harmonizuje lub standaryzuje wszystkie aspekty działalności floty, aby wspierać strategiczne cele przedsiębiorstwa.

Zunifikowana flota może zapewnić przewagę konkurencyjną, zwiększając produktywność pracowników i majątku, co z kolei pozwala firmie lepiej obsługiwać klientów. Szczelna polityka flotowa służy jako narzędzie do kontrolowania różnych flot operacyjnych, którym brakowało odpowiedniego przywództwa lub kierownictwa na wysokim szczeblu, pełniąc funkcję regulującą, dyscyplinującą i systematyzującą. Oto nasze główne rady do fleet managerów, którzy tworzą ten dokument:

1. Punkt wyjścia i odniesienia.

Punkt odniesienia – kluczowy czynnik sukcesu, zaczyna się od strategicznych celów Twojej firmy. Zaangażuj wszystkie odpowiednie działy. Zasoby ludzkie, zakupy, sprzedaż i finanse mają wkład i oczekiwania do przekazania, a wyniki tych rozważań do analizy porównawczej. Polityka flotowa wypełnia lukę między oczekiwaniami każdego departamentu i ma pełnić funkcję spoiwa pomiędzy różnymi działami i ich KPI.

Należy wziąć pod uwagę narodową wyjątkowość, tradycje i oczekiwania naszych pracowników. Nie można zignorować złożoności różnych metod nabycia, opodatkowania i innych przepisów prawnych. Złożoność dokumentu z pewnością wymaga konsultacji z wieloma działami firmy, a czasem – i samymi pracownikami.

Zbuduj ujednoliconą politykę, a nie narzucone pojedyncze rozwiązanie. „Zunifikowany” oznacza uwzględniający różnice, które mogą prowadzić do wielu alternatywnych rozwiązań. Pozostaje jednak osobliwość celu; mianowicie, co jest najlepsze dla Twojej firmy. Jako specjalista określ prawne, finansowe, administracyjne, użytkowe i funkcjonalne ramy w jakich flota firmowa może operować.

2. Jak napisać politykę flotową? Ustal cele i zbuduj plan.

Twój plan to w istocie plan sformalizowany na piśmie z wyraźnym mandatem wsparcia ze strony kierownictwa wyższego szczebla. Rozpisz dobrze zdefiniowane cele i strategie wspierające, które można dostosować do różnych obszarów DNA firmy. Cele te muszą być uniwersalnie mierzalne i z pełnym poparciem wszystkich zaangażowanych.

Cele powinny obejmować tworzenie korzyści skali, standaryzację procesów, identyfikację optymalnych metod dla każdej funkcji floty w całym łańcuchu procesów, identyfikację problemów, wykorzystanie synergii i ustanowienie skutecznych umów o poziomie usług. Celem jest zapewnienie najniższych kosztów bez poświęcania wydajności i satysfakcji użytkownika pojazdu.

3. Jak napisać politykę flotową?Buduj sieć dostawców.

Mając dane porównawcze, strategie i cele, negocjuj na arenie poszczególnych branż. Wykorzystaj całkowitą wielkość floty, aby uzyskać większe rabaty.

Określając najlepsze podejście finansowe, weź pod uwagę lokalizację i zastosowanie pojazdu, najlepsze praktyki krajowe, dojrzałość biznesową i aktywność poszczególnych oddziałów oraz kwestie podatkowe. Dywersyfikuj, analizuj i sprawdzaj. Polityka flotowa to również sformalizowana polityka zakupowa przedsiębiorstwa w odniesieniu do floty samochodowej. Stwórz jasne procedury przetargowe, punkty odniesienia, graniczne wartości. Określ budżety zakupowe, standardy pojazdów dla danych stanowisk, profile zakupowe.

Szczegółowe usługi dostawcy zarządzania flotą – czy są to usługi samodzielne, pakietowe czy też kombinacja? Zdefiniuj zwyczajowe usługi i określ aktualne trendy. Nie stroń od zbierania z rynku opinii, rekomendacji i poleceń. Zachowaj kontrolę, nawet jeśli cały program jest zlecany na zewnątrz. Korzystając z wielu źródeł, zbierz wszystkie informacje o flocie w celu scentralizowanego raportowania. Korzystaj z dostawców oprogramowania typu BIG DATA, jak Cartrack Polska.

Kładź nacisk na bieżącą analizę rynku, aby zoptymalizować odsprzedaż. Zbierz szczegółowe informacje na temat zwyczajowych warunków leasingu, minimalnych warunków i liczby pojazdów na umowę, umów najmu indywidualnych / konsumenckich i podobnych informacji.

Pamiętaj aby sprawdzić wpływ zapisanej polityki zakupowej w odniesieniu do aktualnych kwestii podatkowych, umów handlowych i norm emisji CO2. Kontroluj powstawanie polityki flotowej również pod kątem CSRowym.

Wybieraj dostawców oferujących programy wystarczająco elastyczne, aby uwzględniać trendy, zmiany, synergie i różnice na różnych poziomach. Zmiana, płynność i rozwój to rzeczy, które uniemożliwiają kupowanie usług, odpornych na modyfikacje, rozwój i mocne dopasowywanie do realiów danego miesiąca, czy roku fiskalnego.

4. Stwórz podręczniki/przewodniki po dokumencie dla pracowników – streszczenia to pomocny element.

Powinny to być proste i zrozumiałe przewodniki, które odnoszą się do kluczowych punktów oświadczenia o polityce firmy, przekute na zapisy polityki flotowej. Car policy to bardzo ważny dokument korporacyjny/firmowy, którego waga nie powinna być niedoceniana.

Przewodnik powinien określać zasady i przepisy, polityki i praktyki dotyczące: dostępności i wyboru marki i modelu, wyposażenia opcjonalnego, użytkowania samochodu, dodatków, konserwacji i napraw, kart paliwowych, telefonów komórkowych, wypadków, grzywien, zagranicznego wykorzystania firmowego samochodu, ubezpieczenie, podatków od użytku prywatnego, wygaśnięcia uprawnienia, odstąpienia od umowy, rozwiązania umowy i wypowiedzenie najmu oraz wszelkie inne działania i zdarzenia, które w okresie użytkowania pojazdu firmowego mogą wystąpić.

Korzystaj z takich suma ryzujących publikacji , aby sprzedawać wartość programu firmie i kierowcom. Podkreśl związek polityki floty z celami firmy, aby zachęcić pracowników do przestrzegania zasad.

5. Jak napisać politykę flotową? Opracuj skuteczny plan wdrażania.

Ustanów multidyscyplinarny centralny komitet sterujący, aby pomóc sobie  i kluczowym graczom procesu pozostać skupionym na rozwijaniu i utrzymywaniu polityki flotowej, która działa w całej firmie.

Członkowie komitetu powinni reprezentować odpowiednie działy i łańcuch procesów zarządzania flotą, w tym dostawców, personel korporacyjny i krajowych / regionalnych menedżerów floty, konsultantów zewnętrznych i użytkowników końcowych. Jasno określ i komunikuj role i obowiązki członków tej grupy. Przedstaw konkretne strategie wdrożeniowe na osi czasu – zwizualizuj proces. Dzięki podejściu stopniowemu można monitorować postępy i korygować nieoczekiwane problemy. Plan wdrożenia to żywy dokument, podlegający zmian. Jako grupa sterująca zbudujcie wdrożenie w taki sposób, aby było przejrzyste, zrozumiałe i dawało czas na adaptację do nowych reguł.

6. Komunikuj się zawsze i na wszystkie sposoby.

Aby osiągnąć zrozumienie pracowników, akceptację top managementu i posłuch wśród współpracowników, Twój proces komunikacji musi być ciągły, a kanały komunikacji dwukierunkowe.

Zdefiniuj docelowych odbiorców – kluczowe kierownictwo, wykonawców, pracowników. Określ narzędzia komunikacyjne, które planujesz zastosować – wewnętrzne ogłoszenia, procedury aktualizacji, promocja wartości programu, kamienie milowe wdrożenia i inne sukcesy. Zaplanuj komunikację mądrze i bardzo kompleksowo – sprawdź dostępne kanały i przeanalizuj możliwości z działem CSR lub marketingu. Rozważ nietradycyjne podejścia, aby zapewnić zrozumienie, w tym strony internetowe dla kierowców i administratorów, elektroniczne ogłoszenia push, konferencje internetowe, ankiety online i specjalne wydarzenia. Bądź kreatywny i odważny.

Utwórz harmonogram strategii komunikacji – od jej wdrożenia. Pierwszym ważnym komunikatem jest poinformowanie pracowników o planowanych wdrożeniach. Używaj języka korzyści, bądź bardzo dobrze przygotowany merytorycznie i zachowaj pełną dostępność w okresie wdrożenia – polityka otartych drzwi jest tutaj zdecydowanie rekomendowana.

Rozdaj obszerny przewodnik po implementacji, który przedstawia proces krok po kroku. Po uruchomieniu programu komunikacja powinna być kontynuowana, nie tylko w celu przypominania, ale i zbierania informacji zwrotnej od pracowników – polityka flotowa to dokument wiecznie żywy, koniecznie poddawany zmianom i modyfikacji.

7. Jak napisać politykę flotową? Technologia może pomóc wprowadzić politykę w życie.

W dzisiejszym globalnym środowisku biznesowym technologia jest ważniejsza niż kiedykolwiek jako czynnik umożliwiający realizację polityki flotowej. Firmy zbierają, generują i organizują więcej informacji niż kiedykolwiek. Informacja to kluczowy zasób dzisiejszego świata, a dostęp do niej to jeden z faktorów rozwoju firmy.

Zapewnij sobie takie systemy i produkty informatyczne, które pozwolą zarówno Tobie, jak i top managementowi, kierownikom działów oraz pracownikom w terenie szybciej się komunikować (takich jak Komunikator Cartrack), uzyskiwać dostęp do informacji zarządczych bez wzajemnego angażowania się i umożliwią moderację i kontrolę realizacji polityki flotowej z poziomu komputera, bez konieczności spotkań osobistych.

Działaj z dostawcami których profil działalności opiera się o schemat BIG DATA – Cartrack Polska oferuje usługę MiFleet, która służy agregowaniu danych z różnych źródeł, oszczędza czas i pozwala lepiej organizować swoja pracę. Poszukuj właśnie takich rozwiązań, które łączą, używają sztucznej inteligencji i pozwalają lepiej realizować obowiązki zarządzania strategicznego.

Wykorzystana w ten sposób technologia służy jako cenne narzędzie do lepszego zrozumienia kosztów, zwiększenia wydajności i poprawy ogólnej wydajności polityki flotowej.

8. Przećwicz „najlepsze praktyki”.

Po wdrożeniu polityki flotowej, zawsze można coś jeszcze ulepszyć, udoskonalić i poprawić dzięki zastosowaniu innowacyjnych najlepszych praktyk branżowych i procesu ciągłego doskonalenia. Nie zamykaj się na uwagi innych, słuchaj rynku i pracowników – polityka flotowa, która po implementacji przybierze formę gotowego dzieła odłożonego do pancernej szafy, już po kilku miesiącach może stawać się nie przystająca do zmiennych realiów biznesowych.

Dobre praktyki innych menadżerów flot, uwagi dostawców i rozmowy ze współpracownikami muszą być Twoim nawykiem. Zastosuj najlepsze praktyki – ekonomiczne, dotyczące bezpieczeństwa lub ochrony środowiska – które odnoszą się do strategicznych celów Twojej firmy i wymiernie wpływają na nie.

Partnerzy zewnętrzni również mogą być zasobami w omawianym kontekście. Mogą pomóc zidentyfikować i opracować najlepsze modele biznesowe, strategie przeprojektowania i inne praktyki usprawniające codzienną działalność firmy.

9. KPI – zmierz swój sukces.

Punktem wyjścia dla ujednoliconej polityki flotowej są ustalone cele. Aby zatoczyć koło, dziewiątym i ostatnim krokiem jest powrót do punktu odniesienia i zmierzenie wydajności w oparciu o kryteria wzorcowe. Ta ocena służy jako barometr do porównywania i mierzenia wyników w stosunku do celów w czasie.

Na najwyższym poziomie strategicznym sukces jest określany, mierzony i definiowany ilościowo w kategoriach ulepszeń wynikających bezpośrednio z wprowadzonej polityki oraz ulepszeń, które mają bezpośredni wpływ na całkowity koszt posiadania floty (TCO).

Benchmarking obejmuje takie czynniki, jak osiągnięte oszczędności, satysfakcja użytkowników, poprawa produktywności, zwiększenie bezpieczeństwa i zgodności, usprawnienie zarządzania danymi i podobne standardy. Proces ten należy powtarzać w regularnych odstępach czasu – polityka flotowa nie jest nigdy definitywnie zakończonym dokumentem i procesem.