Polityka flotowa to apteczka pierwszej pomocy optymalizacyjnej każdego menadżera floty.

Czy masz gotowy swój zestaw narzędzi i procedur ratunkowych na najbliższe miesiące nowej rzeczywistości biznesowej w postaci polityka flotowa? Światowa epidemia dopiero się rozpędza, gdzieniegdzie obserwujemy luzowanie obostrzeń – coraz mocniej zarysowują się dylematy, różnice i ryzyko. Pytanie „co dalej?” jest najczęściej zadawanym w obecnych czasach. Podpowiadamy jakie procesy powinieneś/powinnaś mieć w podorędziu aby przygotować się na kolejne zmiany.

Niezależnie od tego czy modyfikacje zleca Ci odgórnie Zarząd lub Właściciel, czy też Twoją inicjatywą jest proces restrukturyzacji kosztów – bądź systematyczny, wnikliwy, dokładny i skuteczny. Z naszych obserwacji wynika, że najlepiej zrealizować następujące kroki:

– historyczne zestawienia kosztów i czystość prowadzonej dokumentacji flotowej (w tym polityki flotowej) > zrób swój wewnętrzny audyt flotowy już teraz! Weź pod uwagę wszystkie koszty z podziałem na funkcje pojazdów (dla Zarządu, dla dyrektorów, dla handlowców, dla serwisantów, dla dostawców itd.) oraz marki i modele. Przyjrzyj się historycznie każdemu pojazdowi z osobna. Optymalnie będzie zestawić ze sobą koszty w cyklach „miesiąc do miesiąca” oraz „rok do roku”. Trudnością może być wielość systemów z jakich trzeba wyciągnąć te dane, lub różne ich formaty – ze względu na wprowadzone „po drodze” technologiczne wdrożenia. Potraktuj to jako wyzwanie, które jednocześnie pomoże Ci poukładać wszystkie dokumenty i pliki w odpowiednim porządku, a Tobie dokładnie poznać gdzie jakie dane znajdziesz. Ruszają wzmożone kontrole skarbowe; firmowe floty, rozliczenia prywatnych kilometrów oraz prowadzenie ewidencji pracy pojazdu od razu znajdą się na celowniku US.

Minister Tadeusz Kościński, pod koniec czerwca br, na konferencji  EEC Online powiedział: „Nie planujemy żadnych nowych podatków. Będziemy dalej pracować nad uszczelnianiem systemu podatkowego”. W ślad za ta wypowiedzią należy dodać, że Ministerstwo Finansów do końca tego roku wyda 400 mln złotych na inwestycje, a w ciągu 3 lat resort kupi ponad 500 pojazdów dla wszystkich 16 izb administracji skarbowej. Skarbówka się zbroi, i to na poważnie. Porządek w dokumentach, kompletna wiedza na temat lokalizacji konkretnych informacji i przynajmniej 5-letnia pełna historia skarbowo-podatkowa – to teraz absolutny obowiązek!

Szczelna dokumentacja flotowa (polityka flotowa wzór, regulamin, audyt).

– badanie odchyleń w kosztach i szukanie obszarów gotowych do potencjalnej redukcji wydatków > gdy Twój audyt uporządkuje dokumenty, i pozwoli Ci odświeżyć wiedze na temat pewnych trendów w występowaniu kosztów, warto abyś zagłębił/zagłębiła się w te dane jeszcze mocniej. Szukaj odchyleń, anomalii i bądź bardzo drobiazgowy/drobiazgowa. Zadawaj pytania i idź po nitce do kłębka; jak znajdziesz niepokojące dane sprawdź powód ich pojawienia się. Porównaj ceny na rynku paliw za ostatnie lata i porównaj z wydatkami na paliwo. Zestaw ze sobą zmiany należności jakie Twoja flota płaci w stronę wszelakich podwykonawców. Staraj się łączyć ze sobą długofalowe trendy zmiany kosztów we flocie ze zmianami makroekonomicznymi, a te epizodyczne fluktuacje – zawsze rozpatruj indywidualnie i szczegółowo. W ten sposób poznasz absolutnie od A do Z swój car park. Takie działanie jest potrzebne, aby perfekcyjnie rozeznawać się w strukturach kosztów i ich pochodzeniu.

– znajomość TCO > łączne koszty użytkowania pojazdu w strukturach firmy to nadal dla wielu fleet managerów koszmar spędzający sen z powiek. Nie ma wyjścia, trzeba w detalach poznać całą listę miejsc powstawania kosztów i stworzyć mechanizm ich obliczania, bez konieczności każdorazowego budowania skomplikowanych obliczeń. Zmiana cen paliw, części odsetkowej raty leasingu, kosztów ubezpieczenia, roboczogodziny w serwisie, wymiany i przechowywania opon czy kosztów wydawania dodatkowych dokumentów w instytucjach finansujących flotę – wszystko to ma wpływ na wysokość TCO i realnie zmienia ciężar prognozowanego przez Ciebie budżetu. Musisz zbudować kompletną matrycę Total Cost of Ownership, aby na bieżąco móc modyfikować swoje predykcje wydatków. W kontekście możliwych zawirowań na rynku i kolejnych kryzysów – to konieczność. 

– szczelna, a zarazem elastyczna polityka flotowa pozwalająca na dodatkowe błyskawiczne zmiany w zapisach > czy Twoja polityka flotowa obejmuje swoim zasięgiem wszystkie aspekty użytkowania i funkcjonowania pojazdów w ramach struktur przedsiębiorstwa? Czy masz uregulowane kwestie wykorzystania pojazdów do celów prywatnych, bezpieczeństwa mienia firmowego i pracowników, kwestie zwrotu i dbania o pojazd, aspekty związane z sytuacjami niebezpiecznymi na drodze (stłuczka, kolizja, wypadek, wypadek śmiertelny), czy masz opracowany system oceny i ewaluacji użytkowania mienia firmowego przez pracowników? Spójrz na samochód w firmie od jego pierwszego dnia na parkingu przedsiębiorstwa i przekazania pracownikowi, po jego ostatnie chwile z logo Twojej firmy na masce, gdy pracownik oddaje Ci kluczyki.

Analitycznie i wnikliwie spójrz na ilość zdarzeń i zewnętrznych czynników, na jakie może Twój pracownik, wyposażony przez Ciebie w samochód, natrafić. Czy masz spisane kwestie związane z opłatami za parkingi oraz otrzymane mandaty, czy masz opracowane procedury i technologie w przypadku wandalizmu lub kradzieży pojazdu, czy regulamin użytkowania pojazdu zawiera elementy związane z paleniem tytoniu, transportem zwierząt i czystością? Czy masz uregulowane kwestie partycypacji pracowników w niektórych kosztach, zależnie od ich przyczynienia się do powstania szkody?

Polityka flotowa to kręgosłup każdego zdrowego car parku.

Polityka flotowa wzór musi być szczelna tak jak staja się kontrole skarbowe. Nie możesz zostawić przypadkowi żadnego zdarzenia, a jeżeli pojawiają się nowe kazusy – od razu aktualizuj dokument, działaj sprawnie. Błyskawiczna reakcja na zmiany zakłada również możliwość dokonywania modyfikacji w zapisach polityki flotowej w pilnym trybie. Skonsultuj z prawnikami, biegłymi w zakresie prawa pracowniczego oraz znających specyfikę branży flotowej, dokonanie zapisów gwarantujących Ci w nadzwyczajnych sytuacjach ingerencję  w ten dokument. To przydatne, jeżeli otrzymasz z dnia na dzień od Zarządu zadanie znacznych redukcji, daleko idących rygorów nakładanych na pracowników – musisz mieć przestrzeń do efektywnego działania.

– nowoczesne technologie dostępne na rynku i outsourcing > jakie inwestycje, w tym czasie?! Otóż TAK! Czas lekkiej stabilizacji na rynku nie oznacza końca kryzysu. Prognozy ekonomiczne mówią, że dopiero w 2022 polskie PKB wróci do dodatniego i wzrostowego trendu, a rynek motoryzacyjny potrzebować będzie czas nawet do 2025 aby poziom sprzedaży i inwestycji znowu wykazywał pozytywne wyniki. Czas kryzysu to dobry moment nie tylko na „przezbrojenie” swojej strategii flotowej, ale znakomity okres na znalezienie podmiotów, których technologia, know-how i oferowane narzędzia pozwalają odciążyć fleet managera w żmudnej, monotonnej i powtarzalnej pracy zbierania danych, ich zestawiania i nieustannego kontrolowania jeden pojazd po drugim. Czas na unowocześnienie swojego podejścia do zarządzania firmowymi pojazdami i znalezienie rozwiązań ułatwiających transformację administratora floty w prawdziwego fleet managera – osoby mającej czas i przestrzeń do planowania, do analizowania skumulowanych danych, do nadawania kierunku rozwoju i zmianom we flocie.

Co więcej, warto zaprosić do współpracy zewnętrzne firmy doradcze czy zarządcze, choćby po to aby zrecenzowały naszą politykę flotą i zweryfikowały poprawność budowy matrycy TCO. Zachęcamy do nauki bardzo trudnej sztuki poddawania swoich działań okresowej kontroli, nie w celu ich negacji i wyzwalania złych emocji, ale po to aby dążyć do perfekcji. Skuteczny fleet manager to osoba znająca swoją wartość, doskonaląca swoje umiejętności i mająca wizję jak skutecznie zarządzać podległymi mu/jej pojazdami.

– współpraca z firmami posiadającymi sprawdzone know-how, referencje i nowoczesne, działające niezależnie od warunków, centra wsparcia klienta > outsourcing pewnych kompetencji i żmudnych zadań na podmioty zewnętrzne to bardzo widoczny trend w Europie Zachodniej. Zadaniem fleet managera jest nadzorowanie i kierowanie flotą, a to bez zaufanych Partnerów Biznesowych jest już przy kilkunastu pojazdach niemożliwe. Trudne biznesowo czasy zweryfikowały istnienie wielu firm pod kątem jakości, ciągłości wsparcia i oferowanych technologii. Często okazywało się, że nałożony przez Rząd lockdown automatycznie pozbawił floty dozoru telemetrycznego, wyłączył kanały komunikacji z zewnętrznymi audytorami czy specjalistami od serwisowania.

Ostatnie miesiące jaskrawo pokazały słabość firm, które same oferując pomoc i usługi nie są odporne na negatywne zjawiska na rynku. W tym miejscu warto zastanowić się nad współpracą wyłącznie z podmiotami, które chętnie dzielą się kontaktami do rekomendacji, są otwarte na sprawdzenie w boju ich rozwiązań, i mimo przeniesienia swojego biznesu w sferę on-line (lub zdalną), potrafią zachować perfekcyjną jakość obsługi klienta, wysokie standardy oferowanych i gwarantowanych kontraktem usług, działają niezachwianie na terenie całego kraju. Przestała się liczyć tylko jednostkowa cena usługi, a największą rolę odgrywa teraz komplementarność oferty, pozycja na rynku i poziom oferowanego wsparcia.

Kryzysowe scenariusze mogą być różne, a źródła problemów – absolutnie nieprzewidywalne. Ostatnie pół roku pokazało, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć zmian w gospodarce, zachowań konsumenckich oraz tego w jakim stopniu Rząd oraz instytucje komercyjne zachowają się w sytuacjach awaryjnych. To zbyt dużo „znaków zapytania” aby spokojnie wyczekiwać kolejnych problemów, które wcześniej czy później na pewno nadejdą. Miej zawsze ze sobą „apteczkę pierwszej pomocy optymalizacyjnej” abyś w dowolnym momencie mógł sięgnąć do swoich pomysłów, planów i przemyśleń stworzonych „na spokojnie”. Gdy nadejdą negatywne zmiany – od razu działaj! Powodzenia!