Zarządzenie ryzykiem we flocie dzięki polityce bezpieczeństwa.

Czy przy całej presji, jaka towarzyszy fleet managerowi ukierunkowywanego nieustannie na redukcje kosztów i zapewnienie bezwzględniej mobilności pracownikom, istnieje możliwość poprawy wyników operacyjnych poprzez proaktywne zarządzanie ryzykiem we flocie?

Odpowiedź brzmi: tak, pod warunkiem, że podjęte zostanie odgórne zobowiązanie do rozpoznania szansy, przyjęcia horyzontu czasowego niezbędnego do osiągnięcia długoterminowych wyników i wykorzystania siły, jaką może przynieść zasada odpowiedzialności na wszystkich poziomach.

Rozwijająca się obszary zarządzania flotą.

Prawda jest taka, że ​​niezależnie od tego, czy obsługujesz flotę, aby wspierać swoją podstawową działalność, czy Twoja flota jest właśnie tą podstawową działalnością, każdy dzień, a właściwie każda podróż, jest działalnością obarczoną ryzykiem. W dzisiejszym języku ojczystym termin „ryzyko” jest zwykle kojarzony z ubezpieczeniem, zapobieganiem stratom i bezpieczeństwem; z których wszystkie są powszechnie określane jako „zarządzanie ryzykiem”. W rzeczywistości, jak menedżerowie operacyjni dobrze zdają sobie sprawę, zarządzanie ryzykiem dotyczy wszystkich aspektów ich działalności i wykracza daleko poza granice zwykle związane z zarządzaniem ryzykiem.

Szybkie tempo i wykładnicze tempo zmian w zarządzaniu flotą są stałym trendem od ponad dwóch dekad i oczekuje się, że utrzymają się na stałym poziomie przez wiele nadchodzących lat. Bez względu na cel, wyzwanie, jakim jest wyciśnięcie jak największej wartości, zwrotu z inwestycji, produktywności i zysku, jest stałym elementem każdej operacji flotowej, niezależnie od zalewu czynników dążących do wykolejenia tych wysiłków. Wiele zmian związanych z flotą i wzrostów kosztów pochodzi ze źródeł zewnętrznych, nad którymi właściciel/operator floty ma niewielką lub żadną kontrolę.

Na przykład kontrolowanie całkowitego kosztu posiadania pojazdu (TCO) jest stale podważane przez czynniki zewnętrzne, takie jak obowiązkowe kontrole emisji, które wciąż ewoluują, zwiększając koszty zakupu i konserwacji pojazdu. W dobie galopujących cen paliw, rosnących cen usług, inflacji i majsterkowania przy poziomie stóp procentowych – nadążanie za predykcjami TCO jest po prostu nie realne.

Nowe terminy, takie jak Internet rzeczy (IoT), oprogramowanie jako usługa (SaaS) i Business to Business (B2B) to przykłady nowych modnych słów ujawniających, w jaki sposób technologia dominuje w naszej kulturze osobistej i biznesowej. W świecie floty pojawienie się telematyki i elektronicznych urządzeń rejestrujących może stanowczo poprawić produktywność i kontrolę kosztów, pod warunkiem, że możemy uzyskać dostęp, pozyskiwać, interpretować i wykorzystywać dane pochodzące z tych urządzeń w sposób, który skutkuje korzystnymi działaniami, zapewniając jednocześnie zarządzanie nadal koncentruje odpowiednią ilość energii na prawdziwych aktywach swojej firmy, czyli na swoich pracownikach.

Czy koszty związane z zarządzaniem ryzykiem, bezpieczeństwem, uszkodzeniami fizycznymi, odpowiedzialnością, obrażeniami pracowników, sporami sądowymi lub ubezpieczeniem mogą być kontrolowane lub zmniejszone? Istnieje wiele przykładów, w których korporacje każdej wielkości z powodzeniem zobowiązują siebie i swoich pracowników do odpowiedzialności za wyższy standard poprzez ustanowienie proaktywnej kultury bezpieczeństwa, która rozpoznając, co się dzieje, poprawia swoje wyniki, stosując kroki opisane poniżej.

Zarządzanie ryzykiem we flocie a holistyczne podejście do bezpieczeństwa.

Całościowe podejście do bezpieczeństwa obejmuje cztery kluczowe elementy: kwalifikacje, wysokiej jakości szkolenia, odpowiedzialność i nadzór korporacyjny. Rozpoznając te cztery elementy, odnoszące sukcesy korporacje wybierają najlepsze elementy z wielu konkurencyjnych strategii, tworząc skuteczny program dostosowany do ich własnych specyficznych wymagań. W procesie tym często wspierają się nowoczesną technologią, taka jak na przykład program Cartrack ECODRIVING, który poprzez grywalizację pozwala długoterminowo profilować kierowców i modyfikować ich zachowania na drodze.

Te cztery wymienione elementy, chociaż indywidualnie skuteczne, jeśli zostaną użyte razem, połączą program bezpieczeństwa floty w skuteczny system ciągłego monitorowania i rozliczania, który jest łatwy do wdrożenia i zaskakująco opłacalny. Wsparcie technologii pozwala maksymalizować potencjał teorii w praktyce i przyspieszyć zwrot z inwestycji w tym obszarze.

Co daje nam telemetria w połączeniu z systemem motywującym i modyfikującym zachowania kierowców? Jeśli menedżerowie wyższego szczebla naprawdę chcą spać w nocy spokojnie, system automatycznego powiadamiania w czasie rzeczywistym o naruszeniach przepisów przez kierowców i długofalowe podsumowywanie trendów, połączone z systemem motywacyjnym i szkoleniowym to podstawowy element każdego programu bezpieczeństwa pojazdów silnikowych.

Spersonalizowane szkolenie kierowców.

Istnieje wiele wysokiej jakości zasobów szkoleniowych dla kierowców, oferowanych zarówno on-line, jak i na stacjonarnie. Umówmy się, że każdy kierowca jest pewny swoich umiejętności prowadzenia pojazdu; rzadko, jeśli w ogóle, czują, że potrzebuje poprawy. Większość kierowców się myli. Szkolenie jest krytycznym elementem każdego solidnego programu bezpieczeństwa. Szkolenie jest wyrazem zaangażowania w doskonalenie i dbałością o dobro pracowników oraz stanowi najlepszą metodę wzmacniania imperatywów i wizji firmy w zakresie bezpieczeństwa.

Floty powinny poszukiwać zasobów szkoleniowych odpowiednich do ich warunków jazdy, a co ważniejsze, wysokiej jakości wiedzy oraz atrakcyjnej formy jej przekazu. Kierowcy nigdy nie będą etuzjastycznie nastawieni do propozycji szkoleń na torze dlatego spróbuj zaangażować ich w wybór odpowiedniego miejsca i dostawcy takich usług. Jeżeli uda Ci się zaprosić do procesu użytkowników pojazdów oraz przekonać do wartości, jaką tego typu projekty niosą dla nich, ich rodzin oraz ich portfeli – łatwiej przeforsujesz inne elementy zarządzania ryzykiem opartego na bezpieczeństwie pracowników.

Sprawy odpowiedzialności pracodawcy i pracownika.

Teraz, gdy stale monitorujesz swoją flotę przy pomocy telemetrii BIG DATA i angażujesz się w ukierunkowane szkolenia tam, gdzie jest to potrzebne, skąd będziesz wiedzieć, czy Twoje wysiłki przynoszą korzyści? Istnieją doskonałe programy, które zapewniają pomoc w sytuacjach kryzysowych (krytycznych); większość flot zgodzi się, że te programy, nawet jeśli są dobre, są już za późno. Jako menedżerowie ds. floty/bezpieczeństwa, Twoim celem powinno być zapobieganie wypadkom, upewniając się, że Twoi kierowcy zachowują się prawidłowo za kierownicą. Najlepszym sposobem, aby mieć pewność, jest monitorowanie zachowania kierowcy podczas jazdy.

Szkody finansowe, osobowe i wizerunkowe, jakie mogą być spowodowane udziałem firmowego pojazdu i pracownika w darzeniu śmiertelnym lub bardzo groźnym wypadku mogą być ogromne. Traumy, rehabilitacja i trudności w komunikacji wewnętrznej obecne są już na etapie kolizji i wypadków bez ofiar śmiertelnych. Im większa flota tym większa ekspozycji na codzienne ryzyko wystąpienia różnych okoliczności wypadkowych.

Dwa doskonałe źródła odpowiedzialności za monitorowanie stylu jazdy to rozwiązania telematyczne i systemy kamer w pojazdach. Mogą być stosowane razem lub niezależnie, w zależności od konkretnych wymagań.

Telematyka, jest i nadal będzie doskonałym narzędziem do rozliczania flot. Oprócz monitorowania zachowania kierowcy, telematyka może być uzasadniona kosztowo, wykorzystując inne elementy danych telemetrycznych do kontrolowania kosztownych elementów czasu pracy silnika na biegu jałowym lub do optymalizacji tras. Telematyka stanie się nieocenionym narzędziem, wykraczającym daleko poza aspekty związane z bezpieczeństwem i zarządzaniem paliwem. Dwukierunkowa komunikacja i szczegółowe dane o osiągach pojazdu ułatwiające konserwację predykcyjną to ulepszenia, które zwiększają wartość tego narzędzia. Telematyka od Cartrack Polska to autorskie wielokrotnie nagradzane branżowo rozwiązanie za którym idą 3 główne korzyści:

Zarządzanie ryzykiem we flocie – działania wewnętrzne dla wszystkich.

Należy rozważyć dwa wewnętrzne kroki: powołanie komisji ds. przeglądu wypadków i program motywacyjny dla kierowców. Żadne z nich nie jest kosztowne, ale może mieć niezatarty wpływ na program bezpieczeństwa.

Komisja ds. oceny wypadków jest kolejnym środkiem odpowiedzialności, zapewniającym kierowcom należyte postępowanie w przypadku wypadku lub incydentu. Co więcej, może ujawnić możliwości, które wymagają dalszej nauki, działania lub szkolenia. Istnieje kilka źródeł internetowych na temat tego, jak utworzyć taki komitet; jest łatwy do założenia i zarządzania.

Kiedy używa się terminu odpowiedzialność, ogólnie przyjmuje się, że reprezentuje on negatywną konotację dyscypliny pracowniczej. Program motywacyjny dla kierowców jest niedrogi i stanowi pozytywną miarę odpowiedzialności, ponieważ nagradza kierowców za ich najlepsze wyniki.

Program taki może być uruchomiony przy użyciu własnych zasobów, takich jak telematyka czy dane o zużyciu paliwa, lub może wykorzystywać dostępne na rynku narzędzia, które obecnie są powszechnie dostępne. Systemy wspierane przez telemetrię opartą o usługi SaaS, jak Cartrack ECODRIVING, to wartościowe źródło nie tylko redukcji kosztów, ale i monitoringu zachowań kierowców, poprawy efektywności ich pracy oraz wzrostu odpowiedzialności za swoje zdrowie i firmowe mienie.  Decydując się na dostawcę programu motywacyjnego warto zaangażować dział HR oraz finansowy do współpracy przy projekcie, którego beneficjentem jest nie tylko dział floty, ale i budżet firmy, wizerunek przedsiębiorstwa oraz dział handlowy, CSR i Zarząd.

Holistyczne podejście do bezpieczeństwa zakłada udział wielu interesariuszy w ramach struktury firmy. Kluczowe jest wsparcie Zarządu (top managementu) oraz stworzenie polityki zarządzania bezpieczeństwem i ryzykiem w firmie w odniesieniu do pojazdów flotowych. Jako menadżer floty nie możesz koncentrować się na problemie ze swojej perspektywy. Sukces holistycznego podejścia zakłada stworzenie grupy projektowej i wyjście do innych menadżerów z inicjatywą wspólnego wypracowania programu, który da firmie lepszą efektywność procesów biznesowych, redukcję emisji CO2, spadek kosztów eksploatacyjnych pojazdów i znakomite paliwo komunikacyjne, marketingowe i CSRowe.

Zarządzanie ryzykiem we flocie a kontrolowanie kosztów

Każda korporacja, duża i mała, przyjmuje kulturę bezpieczeństwa, która odpowiada jej tolerancji na ryzyko. Nawet korporacje, które nie uwzględniają ryzyka w swoim biznesplanie, domyślnie przyjmują kulturę bezpieczeństwa. Pytanie, które powinien rozważyć każdy dyrektor generalny, brzmi, czy chce spać w nocy spokojnie?

Zmienne tolerancji na ryzyko odzwierciedlają sposób myślenia kierownictwa wyższego szczebla, z których większość docenia i rozumie korzyści płynące z agresywnej kultury bezpieczeństwa. Niektórzy niestety nadal nie – strategia jest często gubiona albo w dyskusjach o kosztach programów bezpieczeństwa, albo w nieporozumieniu co do tego, jak najlepiej przyjąć i wdrożyć strategię, która pasuje do ich kulturowego imperatywu.

Chociaż każdy program bezpieczeństwa ma swój koszt, menedżerowie mają wybór. Mogą uważać bezpieczeństwo za koszt lub, jak robią to firmy odnoszące sukcesy, uważają bezpieczeństwo za inwestycję w ich przyszłość.

Bez względu na to, gdzie bezpieczeństwo leży na skali tolerancji w każdej firmie, wydaje się, że dzisiaj bezpieczeństwo zyskuje wyższy profil i więcej uwagi. Kierownicy wyższego szczebla i menedżerowie operacyjni rozumieją koszty ryzyka i starają się je łagodzić. Właściciele i decydenci biznesu pragną kultury, która podnosi poziom bezpieczeństwa, która pozytywnie modyfikuje zachowanie pracowników w kierunku bezpiecznych praktyk, jednocześnie utrwalając wśród ich pracowników świadomość znaczenia własnego bezpieczeństwa i bezpieczeństwa ich współpracowników.

Uznanie i przyjęcie tej kultury bezpieczeństwa jest szczególnie potrzebne wśród kierowców firmowych, którzy działają niezależnie poza bieżącym nadzorem z uwagi na charakter realizowanych obowiązków.

Menedżerowie floty, ryzyka, bezpieczeństwa i wyższego szczebla rozumieją pozytywny wpływ ograniczenia liczby wypadków na ich koszty operacyjne, całkowite koszty posiadania i wydajność pracowników. W związku z tym poszukują najlepszego „imperatywu strategicznego”. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, menedżerowie często nie wiedzą tego, czego nie wiedzą.

Rozważając środki bezpieczeństwa, łatwo jest zboczyć z drogi w kwestii zwrotu z zamieszania inwestycyjnego lub postrzeganego braku opłacalności bezpieczeństwa. Przyjęcie, że zmiana w kierunku bardziej agresywnej postawy bezpieczeństwa nie przyniesie natychmiastowych pozytywnych kwartalnych lub rocznych wyników operacyjnych jest często sprzeczna z intuicją dla kadry kierowniczej, która żyje i umiera przed kwartałem kalendarzowym. Taka zmiana wymaga mądrości i cierpliwości. Granie w „długą grę” wymaga uznania, że ​​skuteczne, bezpieczne praktyki będą się opłacać, ale nie w krótkim okresie.

Do celów strategicznych warto wybierać zwłaszcza w tym obszarze partnerów biznesowych, którzy mają solidne zaufanie na rynku, wiedzę, praktyczne doświadczenie i oferują autorskie rozwiązania. Decydując się na budowę polityki bezpieczeństwa w modelu holistycznym, której celem jest długofalowe zarządzanie ryzykiem we flocie, należy zwrócić się do Cartrack Polska i wspólnie zaprojektować proces, który przyniesie szereg benefitów pracodawcy i kierowcom.

Kierowca pozostaje najważniejszym elementem zapobiegania wypadkom. Jako pracodawcy zawdzięczamy im najlepsze dostępne narzędzia, aby zapewnić im sukces w walce o bezpieczną podróż. Narzędzia są dostępne – wystarczy po nie sięgnąć wypełniając poniższy formularz.